Oder anders: Sind Projekte zur Einführung von Intranetsystemen, Social Intranets und Zusammenarbeitsplattformen immer nur erfolgreich, wenn diese Projekte vom C-Level bzw. der Geschäftsführung initiiert werden?

In dieser Folge teile ich ein paar Gedanken mit dir darüber, was du bei der Einführung solcher System tun kannst, damit diese auch wirklich nachhaltig und langfristig genutzt werden. Damit die Produktivität im gesamten Unternehmen durch bessere Zusammenarbeit steigt.

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deine Möglichkeiten mit modernen Intranetsystemen / Zusammenarbeitsplattformen

mehr über meine Arbeit als Social Intranet Coach

Heute möchte ich in dieser Folge der Frage nachgehen, die mir mal vor kurzem gestellt wurde. Die heißt nämlich: geht ein erfolgreiches Intranet-Projekt oder ich sage mal Kollaboration/Zusammenarbeits-Verbesserungsprojekt immer von der Geschäftsführung, vom C-Level, CEO, meinetwegen auch Chief Transformation Officer oder der Geschäftsführung aus? Also klappt so ein Projekt immer nur, wenn die das initiieren und auch dahinterstehen?

Tja, oder formulieren wir es mal anders. Ist ein Projekt zur Einführung eines Social-Intranets oder modernen Intranets oder ein Projekt zur Verbesserung und Modernisierung der Zusammenarbeit nur erfolgreich, wenn genau die das initiieren? Tja. Ich sage mal, in der letzten Folge, Nummer 44, habe ich ja die Frage beantwortet: wer ist im Unternehmen für gute Zusammenarbeit eigentlich zuständig? Meine Quintessenz war, eigentlich alle ein bisschen, alle zusammen, weil sonst klappt das nicht und jeder zieht an irgendeinem Strang, von dem er denkt, dass der groß ist. Aber das funktioniert nicht. Gehen wir der Frage doch mal ein bisschen auf Grund.

Warum scheitern viele Projekte zur Einführung eines Social Intranets?

Weil diese Folge schließt sich eigentlich genau an die letzte an. Es geht um die Einführung von Intranet-Systemen. Und in letzter Zeit beobachte ich da öfter mal Missverständnisse. Und als mir jemand diese Frage gestellt hat: funktionieren diese Projekte immer nur, wenn der CEO oder der Geschäftsführer dahintersteht, habe ich mir das mal näher angeschaut. Schauen wir uns doch mal näher an ein paar Gründe, warum überhaupt so moderne Intranet-Systeme eingeführt werden.

1 – das Unternehmen hat noch kein Intranet

Ich sage mal, das erste ist, das Unternehmen hat noch gar kein Intranet. Und da gehört, dass so ein System die Kommunikation mit den Mitarbeitern verbessern kann. Nehmen wir mal an, oft kommt dann so ein Wunsch, der Treiber des Wunsches zum Beispiel aus der Unternehmenskommunikation. Die haben vielleicht vorher sowas wie eine Mitarbeiterzeitschrift und die ist aber denen, naja, nicht wirklich interaktiv genug. Und sie möchten irgendwas haben, was im Zweifelsfall schicker ist oder die Mitarbeiterzeitschrift eine Version 2.0 online hinkriegen, mir die Druckkosten sparen, die Verteilkosten sparen und außerdem sowas inaktiver ist. Die Mitarbeiter sollen auch mal ein bisschen Rückmeldung geben können, damit man im Zweifelsfall in der Redaktion weiß: was lesen die gerne? Auf Deutsch, vielleicht einen Gefällt-Mir-Knopf, dann weiß man: schau mal, auf den Artikel haben viele reagiert, das ist super, schreiben wir öfter was davon. Könnte ein Treiber des Wunsches sein, aber es gibt auch noch einen anderen Treiber, zum Beispiel aus der IT-Abteilung.

Was ich öfter beobachtet habe, dass die IT-Abteilung ganz gerne so Kollaborationssysteme nutzen oder haben möchte, sprich zum Beispiel so ein Confluence von Atlassian, weil die es einfach zur Dokumentation benutzen können, zur internen Kommunikation, im Zweifelsfall angeschlossen an das Ticketsystem. Und oft beobachte ich so einen Wunsch aus der IT-Abteilung. Oft ist jetzt ein bisschen untertrieben, eigentlich beobachte ich den extrem oft. Ich hatte damals auch mal mit dem Hersteller eines so großen Systems gesprochen, weil ich ein Projekt hatte, wo der Wunsch nicht aus der IT kam, so ein System unternehmensweit auszurollen, sondern von der Geschäftsführung. Und da waren die total interessiert, weil sie sagten, das beobachten sie extrem selten. Also bin ich nicht der Einzige, der das tut. Okay, gehen wir davon aus, die IT will so ein neues, modernes Zusammenarbeits-Intranet-Kollaborationstool haben, ja, wie das ja immer so ist. So ein System kostet Geld, da fallen jährlich Lizenzzahlungen an, wenn man keine Open-Source-Lösung nimmt. Dann suchen die im Zweifelsfall einen Sponsor. Und vorzugsweise beobachte ich dann oft, dass die auf die Unternehmenskommunikation zugehen und sagen: schaut mal, es gibt da ganz neue technische Möglichkeiten, die helfen dir, deine Botschaften aus der Unternehmenskommunikation an alle Mitarbeiter zu transportieren. Praktisch so eine Art Intranet-2.0-System. Und da gibt es auch ein bisschen Social-Funktionalität, da kann man kommentieren und Gefällt-Mir drücken. Ist das nicht toll? Die suchen dann oft einen Sponsor in der Unternehmenskommunikation, die dann irgendwie bereit sind das zu machen und dann wird das Ding eingeführt. Aber Achtung! Was ich dabei ab und zu mal sehe ist, dass die IT dann sagt: wenn wir das System erstmal haben, total toll, dann können wir das hier benutzen. Und im Zweifelsfall koordinieren wir damit unsere ganzen Entwickler. Oder wir koordinieren unsere externen Partner da dran, praktisch ein kleines Extranet. Und unser Ticketsystem ist angeschlossen. Wow, wir können dann besser arbeiten. Das hat aber oft einen ziemlichen Fokus auf die IT und die Verbesserung der IT-Prozesse, weniger einen Fokus auf die Verbesserung der globalen Prozesse in einem Unternehmen. Und deswegen beobachte ich manchmal, dass das von der IT Unternehmenskommunikation so eine Einführung eines solchen Systems so eine Art als, naja, Trojanisches Pferd untergeschoben wird. Man findet jemanden, der es dann auch mitsponsort und im Zweifelsfall Budget zur Verfügung stellt oder Teil des Budgets. Und trotzdem kann die IT dann nachher besser arbeiten. Möchte nur mal darauf hinweisen, habe ich schon mal gesehen, passiert nicht immer, aber muss auch nicht ein Trojanisches Pferd sein. Es kann ja auch nett gemeint sein im Zweifelsfall, schauen wir, wir hätten gerne so ein System, dir kann das auch helfen, lass uns das gemeinsam nutzen. Okay. Wir hatten jetzt, das Unternehmen hat noch gar kein Intranet.

2 – ein veraltetes Intranet-System

Jetzt kommen wir mal zum Punkt zwei. Das Unternehmen hat zwar schon ein Intranet, aber das ist im Zweifelsfall schwer zu pflegen. Derjenige, der das damals programmiert hat, Achtung, beim Wort programmieren, da stellen sich mir immer die Nackenhaare hoch, wenn ich denke, Standardsysteme nehmen und dann dran rumprobieren, da gehen bei mir immer die Alarmglocken hoch. An den Schnittstellen dran programmieren, geschenkt, aber so ein System vercustomizen, Hölle in Tüten, nicht machen. Okay, das Unternehmen hat zwar schon so ein System, aber im Zweifelsfall ist das schwer zu pflegen. Sei es zum Beispiel das technisch veraltet ist oder der Inhalt ist schwer zu pflegen, dass es nur ganz starre Masken gibt und dass jeder Artikel aus mindestens einem Bild und einer Bildunterschrift und einem Artikel und einem Titel bestehen muss, zwei Bilder gehen gar nicht, muss man zwei Artikel draus machen, habe ich alles schon erlebt. Und die Dinger sind dann manchmal auch sehr wenig interaktiv. Das Interaktivste ist dann meistens das Einblenden einer bestimmten E-Mail-Adresse und da sagt man dann: wenn du hier was dazu sagen willst, schicke hier eine E-Mail hin. Das ist zum Beispiel die andere Möglichkeit, die ich oft beobachte. Da sind dann verschiedene Treiber dahinter. Die Technik will nicht ein veraltetes System betreiben, die Unternehmenskommunikation im Zweifelsfall die hier Botschaften einpflegen muss, hat damit Schwierigkeiten, weil es träge und schwierig und aufwendig ist. Und es können nicht so viele, es können im Zweifelsfall nur zwei, aber eigentlich müssten es fünf können, aber die Schulung ist schwierig und so weiter und so fort. Das kann so ein Treiber sein.

3 – moderne Zusammenarbeitssysteme, die nicht genutzt werden

Was ich auch schon erlebt habe, und das tut mir irgendwie in meiner Seele weh, der schlimmste Fall, wenn Unternehmen tip top moderne Intranet-Systeme haben oder Kollaborationsplattformen, die wirklich, Cutting-Edge sagt man, ganz weit vorne sind und wirklich alle Funktionalitäten bieten und die sind total lizenziert und das ist ganz großartig. Und haben wirklich alle Raffinessen, damit man die Zusammenarbeit der Mitarbeiter besser machen könnte. Ja, die Betonung liegt auf könnte. Denn oft beobachte ich dann in diesen Fällen, dass die Mitarbeiter das Ding gar nicht nutzen. Das Unternehmen hat mit großem Brimborium im Zweifelsfall so ein System eingeführt, aber die Mitarbeiter nutzen es nicht. Tja. Das Problem dabei bei der Einführung wurde oft lediglich mit so einer Art Technikbrille auf das Projekt geguckt und das genauso konzipiert. Es wurden Aufwände zusammengeschrieben und kalkuliert und im Zweifelsfall dann auch zur Genehmigung eingereicht für das Budget, die rein auf der technischen Einführung so eines neuen technischen Systems beruhen.

Und dann wird das geplant und genau das budgetiert. Und was häufig in diesen Budgets komplett fehlt ist, dass so ein System ja nur ein Werkzeug ist. Man kann den besten Hammer haben, wenn man nicht weiß, dass man vielleicht mit der Metallseite zuschlagen muss, dann dauert das, wenn man mit dem Holzstiel auf den Nagel hämmert, ein bisschen länger. Ich übertreibe, ihr kennt mich, aber was ich sagen will, so ein System ist nur ein System, ist nur ein Werkzeug. Und man muss wissen, wie man das Werkzeug nutzt. Und was bei solchen Einführungen von solchen großen Systemen, was ich oft sehe bei wirklich Großkonzernen, die das einführen, dann aber kein Budget von vornherein eingeplant haben, um sowas interaktiv, stückweise auszurollen, in verschiedenen Stufen, dass man nicht nur im Zweifelsfall den Standort dranschaltet und dann den Standort freischaltet, sondern sich überlegt: wie hilft dieses System den Mitarbeitern an diesem Standort konkret? Wie hilft es denen konkret? Und wenn ich sage, so bei diesem Rollout in Stufen und wie hilft es den Mitarbeitern? Da rede ich jetzt nicht davon, dass das kompliziert ist und man Schulungen machen muss und so, das ist alles Quatsch.

die (soziale) Einführung eines modernen Intranetsystems darf nicht unterschätzt werden

Die Systeme, von denen ich spreche, die sind inzwischen soweit ausgefeilt und so jahrelang entwickelt worden, die kann wirklich jeder bedienen. Die sind echt kinderleicht zu bedienen. Und das sage ich jetzt nicht als jemand, der Webtechnologien total mag und der sich da tatsächlich seit 1993, ja, ich fühle mich gerade alt, ja, damit beschäftigt. Und ich finde das super. Aber ich bin als Projektleiter unterwegs und ich sehe total viele Projekte und ich sehe viele Leute, wie sie damit interagieren. Und in vielen Unternehmen arbeiten viele Leute auch witzigerweise mit 100 Prozent Bildschirm-Arbeitsplätzen, wo ich manchmal nicht so ganz sicher bin, wie die den Computer benutzen. AltTab zum Beispiel umschalten zwischen Fenstern ist oft unbekannt. Da werden einfach zehn Fenster so per Klick alle kleingemacht, um dann auf den Desktop zu kommen, um dann das nächste Programm zu öffnen, um dann die Fenster, die man braucht, wieder alle aufzumachen. AltTab, falls das jemand mal probieren will, Alt festhalten und Tab drücken, damit kann man zwischen den offenen Fenstern einfach hin- und herswitchen, ist nach meinem Verständnis ein Zweit-, Dritt-, Viert-Monitor-Killer, weil man kann dann ganz einfach auf einem Bildschirm die Fenster wechseln, aber da ist nur meine persönliche Meinung. Ich kenne auch Leute, die arbeiten mit, ich glaube, der letzte Stand war sieben Monitore. Agenturchef in Berlin, ich bestelle liebe Grüße. Und das finde ich in Ordnung. Wenn jemand so arbeiten kann, dann ist alles in Ordnung. Ich bin darauf getrimmt, immer viel unterwegs, immer am Notebook, ein Screen, alles gut. Deswegen, AltTab ist mein Freund. Aber was ich damit sagen will, wenn ich Leute sehe, die am Schreibtisch sitzen den ganzen Tag und am Computer arbeiten, aber dann so kleine Helferlein gar nicht kennen wie AltTab zwischen Fenstern umschalten oder vielleicht Steuerung + C für aktuell markierten Inhalt kopieren, Steuerung + V für aktuell kopierten Inhalt wieder einfügen. Dann denke ich immer so, au, au, au. Da gibt es noch ein paar Baustellen, die man beheben sollte und mit denen man ganz schnell einen riesigen Vorteil verschaffen könnte, um Arbeitszeit zu sparen. Aber darum geht es gar nicht. Selbst diese Leute, die nicht so den letzten Shortcut an der Tastatur können und so, was ja auch nicht so wichtig ist, aber was bei so, ich sage mal, die fünf wichtigsten vielleicht sparen schon mal ein bisschen Zeit am Tag. Selbst denen fällt das leicht so ein System benutzen.

Ich habe die gecoached und ich habe es gesehen. Ich habe das Leuchten in den Augen gesehen, die Leute haben plötzlich dann gesagt: wow, das wäre cool, das ist ja einfach, das spart mir ja zehn Minuten Zeit am Tag. Und da habe ich dann immer innerlich eine kleine Sektflasche aufgemacht und habe die knallen lassen und habe gesagt: ja, genau für diesen Moment arbeite ich da als Social-Intranet-Coach, um den Leuten zu helfen, wie nutzt man sowas, damit diese Person am Tag zehn Minuten spart im Zweifelsfall.

Achtung, kurzer Hinweis für die CEO’s und Geschäftsführer, die mithören: jetzt bitte nicht reinrechnen bei so einer Einführung von einem Social-Intranet-Projekt: ah, dann sparen die Leute zehn Minuten am Tag, dann brauchen wir nicht mehr so viele FDE’s, können wir so viele entlassen. Bitte nicht. Sondern lasst denen doch mal die zehn, zwanzig Minuten Freiheit, die so ein System denen bringt, weil die genau dafür benutzt werden kann, um mal über den Tellerrand zu gucken, mal in einer anderen Abteilung vorbeizugucken, mal im Zweifelsfall zu gucken: was macht die andere Abteilung denn da in diesem Zusammenarbeitssystem? Und vielleicht mal einen Kommentar zu hinterlassen. Bitte lasst die denen, keine FDE’s reduzieren, dankeschön.

Schulungen nicht mit Technik-Fokus, sondern mit Nutzungsfokus

Es geht jetzt hier nicht im Schulung wie bei Excel oder Word, sondern es geht einfach beim Intranet-Coaching da drum, so Microzielgruppen in der Belegschaft zu finden und sich genau zu überlegen: welche Anwendungsfälle helfen denen konkret, um, naja ich sage mal, zehn Minuten am Tag, vielleicht ist es auch mehr, vielleicht ist es auch manchmal weniger, einzusparen? Und das ist total wichtig. Und so eine Phase nach einer technischen Implementierung eines neuen Social-Intranet oder Intranet-Systems ist total wichtig, weil ansonsten kriegt man das Ding nie in die breite Nutzung, weil die Leute hier den Nutzen so gar nicht erkennen und sagen: hä, wie neues System? Ist dasselbe wie immer. Ist ja gar nicht so schön wie unser altes Intranet-System. Da wusste ich sofort, wo der Kantinenplan ist, jetzt muss ich mal gucken. Denke dran, dass wenn das System da ist, ihr auch einen echten Coaching-Aufwand da reinstecken müsst, ansonsten kriegt ihr das Ding nicht zum Fliegen. Okay, ich schweife nochmal ab. Kommen wir nochmal zur Ursprungsfrage zurück.

Muss ein erfolgreiches Intranetprojekt immer von der Geschäftsführung ausgehen?

Geht ein erfolgreiches Intranet oder Kollaborationsprojekt immer vom CEO und von der Geschäftsführung aus? Und ich denke ja, weil wenn so ein CEO oder die ganze Geschäftsleitung oder Geschäftsführung so ein System haben will, bin ich persönlich davon überzeugt und habe das auch schon beobachtet, dass das genau die beste Voraussetzung ist, so ein System produktiv einzuführen. Warum? Weil die Wünsche, die so eine Geschäftsführung oder CEO hat, ist manchmal etwas anders als wenn so ein System von der IT, von der Unternehmenskommunikation oder von einer anderen Abteilung eingeführt wird, weil die haben nämlich ganz andere Ziele und nämliche diese hier. Im Zweifelsfall ist denen das nicht so wichtig, ob irgendein System erneuert werden muss, weil das alte Intranet-System auf einem alten Server läuft, der nicht mehr supportet wird, wollen die sich eigentlich gar nicht damit beschäftigen. Oder ob es eine bessere Top-Down-Kommunikation gibt, dass der CEO etwas sagt und der möchte, dass jeder Mitarbeiter das mitbekommt. Im Zweifelsfall haben die das gar nicht auf dem Schirm. Die sagen: dafür habe ich die Unternehmenskommunikation, die sorgen dafür, Punkt, erledigt. Denen geht es häufig nämlich nur um ein Ding und das ist eigentlich ganz simple.

Es geht hier nämlich darum, dass das gesamte Unternehmen besser und profitabler wird, dass die Mitarbeiter erfolgreicher miteinander arbeiten und im Idealfall möchten die sogar, dass die Mitarbeiter Spaß bei der Arbeit haben, was gerade zu Zeiten von Fachkräftemangel ziemlich wichtig ist. Wenn die sich nicht wohlfühlen im Unternehmen, hat man nicht so einen Ärger neue zu bekommen. Und das sind nämlich ganz andere Ziele. Diese Ziele sind nämlich prima mit solchen Zusammenarbeitsplattformen oder neuen, modernen Intranet-Systemen, Social-Intranet, wie man sie nennen mag, prima umzusetzen. Und das klappt aber nur, wenn man auch über die reine technische Einführung hinaus denkt und nicht nur überlegt: wie kriege ich meine Botschaften an die Mitarbeiter? Sondern darüber nachdenkt: wie kann ich ein Werkzeug, System dafür schaffen, dass in der täglichen Arbeit von allen Mitarbeitern gerne benutzt wird? Und das nicht nur mit Fokus auf in unsere Zentrale und dieser Standort, sondern mit Fokus auf in der Zentrale, in allen Filialen, in allen Standorten, in allen Abteilungen und wenn es irgendwie geht, mit allen Mitarbeitern.

Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz erreichen

Ja, das ist manchmal nicht so ganz einfach, wenn man zum Beispiel Mitarbeiter am Fließband stehen hat, die haben gar keinen Computer-Arbeitsplatz im Zweifelsfall, kann das alles sein, aber da gibt es inzwischen Lösungen für. Man kann das auf seinem Smartphone installieren, kann da die Nachrichten bekommen. Es gibt Touchscreens, die man aufhängen kann, zum Beispiel auf dem Weg zur Kantine. Da gibt es diverse Lösungen für, um praktisch auch noch Mitarbeiter zu erreichen, die keinen Bildschirm-Arbeitsplatz haben. Aber darum geht es, alle Mitarbeiter eines Unternehmens in so ein System zusammenbringen und denen die Möglichkeit zu geben, sich auszutauschen, Information zu bekommen, ganz einfach mit eingebauter Suchinformation zu finden. Das ist ja auch schon so ein Ding. Eine Anekdote am Rand, ich habe mal ein Intranet-System eingeführt. Und das Suchsystem, was da eingebaut war, war großes Kino, wirklich super. Das Ding hat alles Mögliche gefunden, hat sich gemerkt: was wurde häufiger gesucht? Die Ergebnisse nach oben ausgespielt, die häufiger gesucht und angeklickt wurden. Man konnte super filtern und einschränken. Und am Anfang dieses Projekts habe ich dann öfter zu hören bekommen: ja, aber ich finde ja nichts. Dann habe ich gesagt: habt ihr denn die Suche benutzt? Und dann kam die witzige Antwort: nein, die Suche funktioniert ja nicht. Habe ich gesagt: was, bitte? Das ist nach meinem Verständnis die beste, die man für Geld kaufen kann. Was funktioniert denn daran nicht? Ja, echt? Wir haben die nicht probiert, weil wir kannten das vom alten Intranet und da hat die nicht funktioniert. Genau. Sowas kleines wie: denke daran beim Coaching, dass man dir die Funktionen auch zeigen muss, weil die Leute sind Sachen gewohnt. Und wenn sie jetzt anders sind, entdecken die das nicht einfach so, weil sie anders sind, sondern man muss im Zweifelsfall sagen und denen das einfach sagen: schau mal, gucke mal, so einfach findest du das.

Das ist alles kein Hexenwerk, das muss man nur tun und konsequent einplanen. Und bei allem was ich beobachtet habe, Projekte zur Einführung von Social-Intranet-System, Kollaborationssystem, Zusammenarbeitsplattform, wie immer man sie nennen mag, werden immer erfolgreicher, wenn sie vom CEO oder der Geschäftsführung ausgehen, weil die den Fokus haben, alle Mitarbeiter miteinander zu verbinden und an der gemeinsamen Weiterentwicklung des Unternehmens zu arbeiten. Weil es geht ja nicht um diese Abteilung gegen diese Abteilung, sondern es geht darum, das gesamte Unternehmen gegen den Wettbewerb im Zweifelsfall aufzustellen. Ja, jetzt sind wir eigentlich schon wieder am Ende dieser Folge angekommen.

Und ich wünsche dir einen wunderschönen Tag. Und nicht vergessen: schreibe mir einfach mal deine Meinung. Einfach an podcast@ihre-kundenbrille.de. Ich freue mich drauf.

Bis dann, schönen Tag noch und bis bald, dein Oliver.