Ich zeige dir in dieser Folge, wie du effizient mit deinen externen Partnern zusammenarbeiten kannst. Dies können z.B. Berater, Freiberufler, Projektteilnehmer oder auch ehemalige Mitarbeiter, wie Rentner sein.

Hier findest du viele Anregungen, um die Zusammenarbeit deiner Kolleginnen und Kollegen mit externen Partnern zu modernisieren. Die führt zu weniger Reisekosten, weniger E-Mails, weniger Datenschutzproblemen und macht dir Zusammenarbeit einfach produktiver.

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Was ist eigentlich ein Extranet?

Ja, hallo. Schön, dass du heute wieder dabei bist. Es geht heute ums Thema Extranet. Und ja, da fragt man sich natürlich, Extranet, was ist das denn? Ja, das klingt nicht nur so ähnlich wie Intranet, sondern das ist auch eigentlich sehr ähnlich. Wenn du hier schon öfter zuhörst beim Blickwinkel-Kunde-Podcast, hast du schon einige Folgen von mir gehört rund um das Thema Intranet. Und deswegen fange ich da nochmal kurz an das kurz zusammenzufassen. Was ist eigentlich ein Intranet? Naja, eigentlich ist das so eine Art virtueller Ort, an dem man mit den Arbeitskollegen Ideen austauschen, Konzepte erstellen, Dateien austauschen kann. Und das Ganze gepaart dann mit der Möglichkeit, sich besser kennenzulernen. Und zwar über Grenzen zu Tochterunternehmen hinweg über Grenzen zu anderen Standorten hinweg, über Bereichs-, Abteilungs- und Teamgrenzen hinweg. Durch solche Social-Funktionen wie liken, kommentieren oder empfehlen von Artikeln an andere Kollegen oder sogenannte Mentions, wo man zum Beispiel einfach unter einem bestimmten Artikel meistens sowas drunter schreibt, wie @, dann den Benutzernamen des Kollegen, drückt auf Return und dann wird der gementioned. Der bekommt dann eine Nachricht und sagt: schau mal, Oliver hat dir gesagt, lies dir mal den Artikel durch, der ist spannend. Das sind alles solche Social-Funktionen, die so ein Intranet lebendiger machen und nach meinem Verständnis extrem gut das Wort Zusammenarbeitsplattform mit Leben füllen. Es geht nicht nur um zusammen arbeiten, sondern es geht auch um zusammenarbeiten. Es muss Spaß machen, gut sein und effizient sein. Es muss produktiv sein. Und diese Social-Funktionen sind gerade dafür prädestiniert.

So ähnlich, wie ein Intranet!

Deswegen nennt man solche Intranets auch oft Social-Intranets. Ja, entweder betreibt man dann so ein System selber in der eigenen IT, was auch vorkommt oder man mietet sich solche Lösungen in der Cloud. Ich sage mal, inzwischen gibt es da weder technisch noch datenschutzrechtlich noch finanziell irgendwelche Hürden. Solche Systeme sind so einfach zu kaufen, zu mieten, zu konfigurieren. Da gibt es jetzt echt keine Ausrede für mehr. „Oh, wir brauchen jetzt drei Jahre Vorlaufzeit, um zu evaluieren, was man denn da machen könnte.“ Sondern man kann eigentlich morgen starten. Firmenkreditkarte hinterlegen und loslegen. Ich weiß, ich will nicht dazu aufrufen, dass jetzt jede Abteilung ihr eigenes Intranet baut, um Gottes willen. Das ganze Konstrukt macht natürlich nur Sinn, wenn das Unternehmen soweit funktioniert und alle auf derselben Plattform sind. Weil ansonsten hat man sowas ähnliches wie vorher. Drei Leute können gut miteinander arbeiten, der vierte wird schon wieder schwierig zu integrieren und andere Standorte dann ganz schlimm. Technisch ist nur überhaupt kein Problem mehr. Man braucht dafür keine Serverfarm, IT-Abteilung et cetera. Das kann man alles relativ schmal in der Cloud buchen. Wenn du mehr dazu wissen willst, ich habe dazu ein paar Folgen gemacht. Ich habe die hier mal rausgeschrieben. Die Folge 14 „Warum ein modernes Intranet ein Produktivitätsbooster sein kann“, sehr spannend. Da habe ich genau die ganzen Vorteile aufgeführt, warum das toll ist, auf so einer Plattform gemeinsam zusammenzuarbeiten. Habe ich ja gerade schon kurz angerissen, geht es darum, Zusammengehörigkeitsgefühl zu steigern und auch Dokumente, Informationen besser austauschen zu können. Folge 15 hier im Blickwinkel-Kunde-Podcast war „Was kostet ein modernes Intranet?“, weil mir die Frage sehr oft gestellt wird. Und die Quintessenz ist, nicht viel. Man kann den Mercedes kaufen, das kostet ein paar Mark, hat man aber extrem solide Sachen, wenn man ein Konzern ist, keine Ahnung, mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, rechnet sich das sofort. Wenn man jetzt ein kleiner Mittelständler ist mit 50 Mitarbeitern, kann man vielleicht überlegen, ob man lieber günstigere Systeme nimmt, die es draußen am Markt gibt. Und da kommen wir dann auch gleich schon zur Folge 20. Die hieß „Dein eigenes lizenzkostenfreies Social-Intranet wartet auf dich“.

Extranet-Lösungen in jeder Preisklasse

Da gibt es nämlich Social-Intranet-Lösungen da draußen, die ich besprochen habe, die schon sehr viele Funktionen von so einem klassischen Social-Intranet bieten und das Ganze auf Open-Source-Basis. Entweder betreibt man selber seinen eigenen Server, wenn man es technisch kann oder will oder man mietet sich das für ganz schmales Geld in einer Cloud. So. Dann hatte ich tatsächlich noch eine Folge gemacht, die Folge 45. Da geht es nämlich da drum „Geht ein erfolgreiches Intranet-Projekt immer vom CEO oder von der Geschäftsführung aus?“. Wenn ihr euch für das Thema interessiert, hört die Folgen einfach mal an, 14, 15, 20 und 45. Heute sollte es aber gar nicht um das Thema Intranet gehen, sondern um das Thema Extranet. Und fragst du jetzt wahrscheinlich: was ist denn das schon wieder? Was kommt der Oli wieder mit da für ein Zeug an? Ja, ist eigentlich gar nicht so kompliziert. Einfach ausgedrückt ist das ein Ort, an dem interne Mitarbeiter eines Unternehmens mit externen Partnern Ideen austauschen, Konzepte erstellen, Dateien austauschen können und das Ganze noch zuzüglich, wie oben gerade beim Intranet erwähnt, mit solchen Social-Funktionen wie liken, kommentieren, empfehlen oder erwähnen, mentions. Und das Ganze am besten auch noch aus dem freien Internet erreichbar. Man braucht da nicht irgendwie Zugang zum Firmennetzwerk, einen VPN-Zugang et cetera, sondern man braucht eine bestimmte URL, die kann man in seinem Browser eintippen, hat dann natürlich Zugangsdaten, damit da nicht jeder reinkommt und kann dann da mit den internen Kollegen zusammenarbeiten. Ja, wenn ich von externen Partnern spreche, mit dem man auch zusammenarbeiten kann, meine ich sowas wie Berater, mit denen man zusammenarbeitet, Lieferanten, Freiberufler, die man gelegentlich in Projekten einsetzt, die Projekte unterstützen. Die müssen dann nicht immer vor Ort sein, sondern die können im Zweifelsfall auch einfach mal von ihrem Büro aus drauf zugreifen, zwei Stunden für dich als Unternehmen arbeiten und, ja, fertig, ohne große Anfahrt, ohne Reisekostenaufwände, einfach so. Ist extrem schick. So, Toolanbieter zum Beispiel. Wenn du jetzt irgendwie ein Softwaretool in deinem Unternehmen einführst, kann es ja durchaus sein, dass du ab und zu mal Unterstützung von dem Hersteller des Tools brauchst. Ja, warum kann der nicht da in so einem Projektraum auch sein, Zugriff drauf haben und ihr könnt euch da zu dem Thema austauschen und müsst nicht immer warten, bis es ein neues Steuerungsgremium oder eine neue Projektsitzung gibt, wo der dann mal eingereist kommt, sondern das kann man zwischendurch machen. Das kürzt Wege ab, das macht es extrem effizient und sehr einfach. Und das denke ich mir nicht aus, das erlebe ich täglich im wahren Leben. Und das funktioniert ganz gut. Aber das sind so die klassischen externen Partner, an die viele Unternehmen denken. Sie müssen mit diesen Partnern hier zusammenarbeiten, Lieferanten, Dienstleister et cetera. Aber es gibt natürlich auch noch eine ganze Menge anderer Partner, wo man praktisch als Unternehmen Interesse daran hat, mit diesen „Externen“ zusammenzuarbeiten, zum Beispiel Mitarbeiter im Mutterschutz. Es ist ja toll, wenn die in der Zeit, in der sie nicht im Unternehmen sind, trotzdem Bezug zum Unternehmen halten. Und dafür kann man so ein Extranet verwenden. Die haben einen bestimmten Bereich, können drauf zugreifen und wenn sie wollen, können sie da im Zweifelsfall die neuesten Nachrichten lesen, die für sie bestimmt sind oder können im Zweifelsfall auch mal mit den Kollegen mal ein Hallo austauschen. Natürlich wird das im Zweifelsfall nicht bezahlt oder ihr müsst dann Betriebsratsrunden drehen. Aber vielleicht haben die einfach selbstständig aus sich heraus Interesse daran, dass sie ab und zu mal sagen: Mensch, was ist denn da los heute beim Kaffee, nehme ich mir mal einen Kaffee, nehme mir mein Handy zur Hand und schaue einfach mal, was es da gibt. Soll ja vorkommen. Gibt es auch schön Beispiele. Rentner zum Beispiel ist so eine Gruppe, die bei vielen Unternehmen total vernachlässigt wird, ehemalige Mitarbeiter, die in Rente gegangen sind. Es kann sehr nützlich sein, wenn die den Kontakt zum Unternehmen halten. Entweder weil die wollen oder weil die sollen. Weil die wollen ist natürlich schön, weil man hat Bezug, man hat Jahrzehnte bis zu 42, mein Highlight, was ich kenne, Jahre Zugehörigkeit zu einem Unternehmen. Wenn man dann in Rente geht, hat man immer noch ein bisschen Bezug zu dem Unternehmen und man würde im Zweifelsfall auch gerne an manchen Stellen mal anmerken und sagen: warum macht ihr das denn so? Das haben wir doch 1978 schon probiert, das hat nicht funktioniert oder so. Weil das Wissen, dass Leute im Zweifelsfall nach Jahrzehnten im Zweifelsfall aus einem Unternehmen mitnehmen, weil sie einfach in Rente gehen, extrem sinnvoll sein kann.

Zusammenarbeit mit Externen Partnern

Es gibt große Konzerne, die das sehr professionell machen. Aber da ist auch ein Extranet eine ziemlich gute Möglichkeit für. Weiterhin gibt es natürlich Alumnis. Nicht nur Leute, die ausgeschieden und in Rente gegangen sind, sondern vielleicht auch mal ehemalige Mitarbeiter, die inzwischen wo anders arbeiten. Vielleicht nicht unbedingt beim Wettbewerber, muss man schauen, aber vielleicht einfach Alumnis. Wir sind stolz auf alle unserer ehemaligen Mitarbeiter und die haben wir noch in dem Netzwerk zusammen. Es gibt da durchaus ein paar Beispiele in größeren Beratungshäusern, die das sehr professionell machen. Sage ich mal, da beobachtet man dann manchmal aber – wie soll ich sagen? – trotz Anstellung in einem anderen Unternehmen manchmal noch eine „überaus starke Bindung“ zum alten Arbeitgeber. So will ich es mal formulieren. Was ich damit meine, könnt ihr der Presse entnehmen. Da gibt es manchmal sehr komische Bindungen, die noch sehr eng sind, obwohl man eigentlich wo anders arbeitet. Aber das sollen die Gerichte klären. Das ist nicht mein Problem. Denn nur sowas kann man ja auch moralisch einwandfrei verwenden. Und dazu könnte man mal drüber nachdenken. Das ist natürlich die Frage. Man hat auf der einen Seite ein Intranet, wo die Mitarbeiter miteinander arbeiten und dann hat man ein Extranet, wo die Mitarbeiter mit Externen zusammenarbeiten. Warum trennt man das denn eigentlich? Naja, und das ist etwas traditionell begründet. Denn es gibt so ein paar Dinge, die müssen echt sichergestellt sein. Keine internen Informationen dürfen natürlich nach außen dringen. Wenn da irgendwie jetzt gerade ein geheimes Projekt drin steht, Akquisition unseres größten Mitbewerbers, bla, dann sollte im Zweifelsfall das niemand draußen mitbekommen, weil es natürlich börsenrelevante Effekte hat et cetera und nicht so gut funktioniert. Geheimhaltung muss natürlich gewahrt sein. Externe Partner dürfen natürlich Zugriff auf Inhalte haben, auf die sie auch zugreifen sollen. Das muss man natürlich sicherstellen. Und externe Partner sollen eventuell auch nur mit den Mitarbeitern kommunizieren dürfen des Unternehmens, mit denen sie zum Beispiel in einem Projekt zusammenarbeiten. Bei Externen, die dürfen natürlich keine anderen Externen sehen in dem Netzwerk, weil man weiß ja im Zweifelsfall nicht, wer ist noch Dienstleister dort? Das sind alles wichtige Informationen, die man ausnutzen könnte. Das sollte sichergestellt sein. Es sei denn, die arbeiten zum Beispiel in einem bestimmten Projekt zusammen, kennen sich und naja, sind in der Projektgruppe. Dann macht das schon wieder Sinn. Muss man von Fall zu Fall schauen. Und heutzutage, sage ich mal, gibt es so extrem robuste Netzwerksysteme, Social-Intranet, Social-Extranet, Social-Collaboration, Zusammenarbeitsplattformen wie ihr sie auch nennen wollt. Die sind technisch so robust, dass die wirklich alle Möglichkeiten bieten. Natürlich muss man bei der Administration sehr verantwortungsbewusst umgehen, damit da keine Fehler passieren. Das ist nicht technisch kompliziert, aber das muss man gewissenhaft tun, damit nur die Leute die Informationen sehen können, die sie sehen sollen, mit den Kollegen kommunizieren können, mit denen sie sollen et cetera. Wobei man natürlich die Grundlage aus dem Social-Intranet so viel wie möglich, so wenig Resektion wie nötig immer berücksichtigen sollte. Aber das muss man von Fall zu Fall schauen. Technisch ist es heutzutage, sage ich einfach mal, nicht mehr notwendig, zwei verschiedene Systeme vorzuhalten, sondern es reicht ein technisches System, auf das prinzipiell alle Mitarbeiter zugreifen können, die internen und alle externen. Die dann aber nur auf die Räume, auf die sie zugreifen dürfen, was ja bei den Mitarbeitern auch so ist. Es gibt sicherlich auch Projekträume für eine Akquisition eines großen Wettbewerbers, da sieht auch nicht jeder interne Mitarbeiter, sondern nur die Projektgruppe. Eigentlich ist es ja ähnlich. Man hat bestimmte Personen, die zusammenarbeiten sollen und da muss man sehr genau gucken, wie man das hinkriegt. Und wenn man sich jetzt vorstellt, die sind alle auf demselben System, dann hat das einen unglaublich charmanten Vorteil. Nämlich die internen Mitarbeiter haben deutlich weniger Hürden zu nutzen. Denn es gibt nur noch ein einziges System, in dem sie arbeiten. Sie haben da ein einziges Suchfeld, in dem sie alle Informationen finden. Die tippen die Suchphrase da ein und die Ergebnisse werden ausgeliefert aus allen Räumen, auf die sie zugreifen können. Egal ob Extranet-Bereich oder Intranet-Bereich, ein einziges Suchfeld. Das heißt, der Mitarbeiter hat es extrem einfach. Wenn er was sucht, ein Suchfeld eingeben, fertig. Und im Zweifelsfall spürt man den Wechsel zwischen Extranet und Intranet gar nicht so, weil das alles sehr harmonisch fließt. Und das besondere ist, unabhängig vom Intranet oder Extranet, die Kommunikation mit dem externen Partner wird unglaublich einfach, weil man braucht auch weniger reisen. Man kann nicht nur sprechen im Zweifelsfall, wenn man sich mal sieht und dann muss man mal einen Termin ausmachen, dann kommen die alle zusammen zu einem Projekt, sondern man kann das auch in der virtuellen Welt machen. Weniger Reisekosten, nicht so viele Präsenzmeetings sind nötig. Man kann viel weniger Dateien versenden, wenn man es geschickt nutzt. Und man muss auch keine, im Zweifelsfall, geschäftskritischen Dokumente, Anhänge, Excel-Dateien, Powerpoints einfach per E-Mail verschicken, weil da die Wege, die E-Mails manchmal gehen, sind datenschutzrechtlich bestimmt ein bisschen bedenklich. Sinnvoller ist, man hat eine Plattform, die man kontrollieren kann. Das Ganze dient der besseren Zusammenarbeit zwischen Internen und Externen. Und meine Empfehlung ist ganz einfach. Denk du doch mal darüber nach, ob so ein Extranet nicht auch für dein Unternehmen nützlich sein könnte. Eine einfache Möglichkeit, dass Interne mit Externen zusammenarbeiten können. Partiell vielleicht nur für ein Projekt, wo man weiß, das dauert jetzt zwei Wochen, zwei Monate, zwei Jahre, keine Ahnung, kann man sowas aufmachen, es kann einfach helfen. Die Leute haben eine URL, wählen sich ein, haben Login-Daten und sind auf derselben Plattform, können gemeinsame Sachen spinnen, Ideen aushecken et cetera, Konzepte schreiben. Und vielleicht als getrenntes Extranet oder als sauber konfigurierte, all umfassende Zusammenarbeitsplattform, nenne ich es mal, das ist egal. Du kannst ja mal darüber nachdenken. Siehst du da eine Chance, dass sowas bei dir funktionieren kann? Was denkst du? Wenn du Fragen zum Thema hast oder einfach mal mit einem neutralen Dritten über dieses Thema Extranet, Intranet, Zusammenarbeitsplattform, Collaboration-Plattform sprechen willst, triff dich doch einfach mal auf einen virtuellen Kaffee mit mir. Ich habe dazu extra Zeit in meinem Kalender frei gehalten. Und das geht ganz einfach. Gehe einfach auf www.ihre-kundenbrille.at/kaffee. Und dort vereinbarst du dann einfach einen Telefontermin und ich rufe dich zum vereinbarten Zeitpunkt an und beantworte dir gerne deine Fragen. Natürlich kostenlos. So, jetzt wünsche ich dir aber einen wunderschönen Tag und sage mal bis bald, dein Oliver.