„Erobere deine eigene Zeit zurück!"

im lockeren Gespräch mit Ivan Blatter über interdisziplinäre Zusammenarbeit, unterschiedliche Blickwinkel, Zusammenarbeit im Team, Mangel an Zeit, Zeit: die demokratischste Ressource, Fremdbestimmung, die eigenen Ziele, die eigenen Werte, Kunden, die Erfüllung im Job, Berufung, Eigenmotivation, Motivation, Kundenbindung, Methoden, Tools, Werkzeuge, Produktivität, Zeitverschwendung durch Suchen, Zeitfresser Meeting, Meetingkultur, Wissen ist Macht, Arbeitskultur, Kommunikation, Vertrauen, Zeit ist Geld, Verbindlichkeit, Bonuszahlungen, Bäume umarmen, Wertschätzung und Unternehmenskultur…

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Diese Folge zum Nachlesen

Oliver Ratajczak: Hallo und herzlich willkommen in der neuen Folge aus der Reihe “Auf einen Kaffee mit …” und heute begrüße ich einen lieben Freund, der guten Kaffee wirklich zu schätzen weiß, einen sehr erfolgreichen Podcaster, einen Betreiber eines unglaublich erfolgreichen Blogs rund um Zeitmanagement und Arbeitsorganisation, einen echten Schweizer und den besten Trainer für neues Zeitmanagement den ich kenne. Auf einen Kaffee mit Ivan Blatter. Hallo Ivan!

Ivan Blatter: Ja, hallo Oliver und vielen Dank für diese freundliche Einleitung.

Oliver Ratajczak: Ja, war ja noch nicht gelogen, es ist ja so!

Ivan Blatter: Ja, umso besser!

Oliver Ratajczak: Für die Leute, die dich noch nicht kennen wäre es super, wenn du einfach ein bisschen was zu dir selber erzählen könntest, was machst du denn alles so, wo kommst du her, was ist deine Philosophie?

Ivan Blatter: Also kurz und knapp auf den Punkt gebracht, ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und ich helfe einerseits Einzelpersonen bei ihrem persönlichen Zeitmanagement, in Coachings, in Seminaren, mit Keynotes und so weiter. Und andererseits helfe ich ganzen Unternehmen und Teams, dass eben die Teamproduktivität steigt. Denn, was nutzt es dir, wenn du zwar perfekt organisiert bist, aber in der Zusammenarbeit mit deinen Kollegen oder deinem Chef geht sehr viel an Produktivität verloren, dann bist du ja auch nicht wahnsinnig viel weiter. Wie du schon in der Einleitung gesagt hast, ich bin hier in Basel in der Schweiz zu Hause. Ursprünglich, von Hause aus, bin ich übrigens Soziologe, damals konnte man noch zwei Nebenfächer wählen, da habe ich Volkswirtschaftslehre und juristische Nebenfächer gewählt, und das war ganz spannend und prägt eigentlich meine Arbeit bis heute.

Oliver Ratajczak: Das ist schön! Weil du sagtest, zwei Fächer konnte man damals noch wählen, das ist heute abgespeckt worden, es gibt nur noch eines, weißt du das?

Ivan Blatter: Ja, es gab ja da die Bologna-Reform, Bachelor, Master und so. Früher war es klassisch, du hattest ein Hauptfach und zwei Nebenfächer. Interessanterweise war damals an der Universität Basel das Fach Soziologie bei den Geisteswissenschaften, also ich habe ein Lizenziat, einen Abschluss, also als Geisteswissenschaftler, nicht als Sozialwissenschaftler oder so. Aber damals war es eben Hauptfach und zwei Nebenfächer.

Oliver Ratajczak: Ja, sehr verrückt! Also, ich bin ja von Haus Naturwissenschaftler und damals war es überhaupt gar nicht vorgesehen, dass man Nebenfächer macht. Es gab natürlich ein bisschen Mathe, ein bisschen Physik, bisschen links, rechts, aber dass man so über den Tellerrand schaut, gar BWL macht oder so, das musste man irgendwie parallel komplett losgelöst machen, war irgendwie komisch. Aber, so ist es halt, zum Glück entwickelt sich die Welt weiter.

Ivan Blatter: Das war bei den Geisteswissenschaften immer schon so, zumindest hier in der Schweiz, was aber spannend war, weil ja VWL und auch die juristischen Nebenfächer, das waren fakultätsfremde Fächer. Da musste ich tatsächlich eine Bewilligung einholen, dass ich das als Nebenfach studieren durfte, also das war damals so. Heute wird das ja gefördert, das Interdisziplinäre, zum Glück, aber damals brauchtest du eine Bewilligung.

Oliver Ratajczak: Finde ich unglaublich toll! Also, ich habe das damals ja in der Unternehmensverwaltung festgestellt, mit Leuten zusammenzuarbeiten, die aus einem ganz anderen Bereich kommen, macht den Kopf dermaßen frei, weil man denkt, was wollen die denn jetzt, was ist denn für ein Quatsch. Und wenn man mal darüber nachdenkt, schau mal, ist dasselbe, nur ein anderer Blickwinkel. Und ich bin ein großer Freund davon, mehrere Blickwinkel sozusagen zusammenzuholen.

Ivan Blatter: Ja, das war auch meine Motivation, nicht jetzt einfach Geschichte und Germanistik dazuzunehmen, sondern eben VWL und juristischen Nebenfächer. Weil, da geht es ja überall um die genau gleichen Probleme und die genau gleichen Herausforderungen, aber man schaut sie aus unterschiedlichen Blickwinkeln an. Und das war schon sehr, sehr interessant. Und Soziologie hat halt einen Hang eben nach links, politisch gesehen, und VWL vielleicht eher freisinnig, vielleicht leicht rechts, und das gab dann immer sehr spannende Diskussionen.

Oliver Ratajczak: Ist wie im Leben! Und da sind wir eigentlich auch schon wieder beim Team, weil meistens arbeiten Leute ja in einem Team zusammen, die nicht wirklich denselben Blickwinkel haben, sondern hoffentlich auch mal ein paar andere, es sei denn, der Chef hat dafür gesorgt, dass das alles Klone von ihm selbst sind. Und das finde ich eben extrem produktiv. Auf der einen Seite, weil man verschiedene Blickwinkel hat, aber dann kommt natürlich das Problem hinzu, dass die Produktivität leiden kann, wenn es nicht so funktioniert. Aber fangen wir doch erst mal bei der Einzelperson an. Du hast gesagt, du bist Trainer für neues Zeitmanagement und hilfst halt auch einzelnen Leuten, mit ihrer Zeit besser zurechtzukommen. Und wenn ich so in Unternehmen unterwegs bin und irgendwie sage: “Guten Tag, mein Name ist Oliver Ratajczak, wir machen hier ein Projekt und ich bräuchte mal Sie für ein Interview oder wir müssen einen Workshop machen”, dann höre ich immer eins: “Ich habe keine Zeit!” Das ist so der Satz, den ich dauernd und immer überall höre, das scheint ja das am weitesten verbreitete Problem da draußen zu sein, dass niemand Zeit für irgendwas hat, habe ich so das Gefühl.

Ivan Blatter: Diese Einstellung teile ich und in Konzernen, großen Unternehmen ist es häufig auch tatsächlich so, weil die Arbeit wird nicht immer sehr geschickt verteilt oder die Zuständigkeiten sind unklar oder aktuell habe ich eine Kundin, die hat irgendwie zwei Vorgesetzte, sie weiß es selber nicht so ganz genau, wer jetzt eigentlich für was zuständig ist, aber es kommt natürlich von beiden Seiten was, die Aufgaben und das musst du auch noch machen und dieses und jenes und so. Also, eine ganz, ganz schwierige Situation. Andererseits muss man auch sagen, eigentlich ist der Ausspruch “Ich habe keine Zeit!” irgendwie blöd. Eigentlich will man damit nur ausdrücken, ich nehme mir die Zeit jetzt für diese Sache nicht, ich mache etwas, was mir im Moment eigentlich wichtiger ist. Also, ich habe keine Zeit, ein Seminar zu besuchen heißt eigentlich nichts anderes als “Ich habe keine Lust!”, weil, wenn du das wirklich willst, dann würdest du wahrscheinlich auch Wege finden, es gibt ja genug Leute, die Seminare besuchen und so weiter. Und das zieht sich ein wenig durch. Also, ich mag den Ausspruch “Ich habe keine Zeit!” eigentlich gar nicht, sondern man sollte ehrlicher Weise sagen: “Ich will mir dafür jetzt keine Zeit nehmen.”

Oliver Ratajczak: Das habe ich ja sozusagen auch von dir gelernt, wir haben uns ja in den letzten Jahren schon dazu öfter mal ausgetauscht und das ist genau mein Argument dann immer vor Ort, wenn die Leute sagen, habe ich jetzt echt keine Zeit für. Und eigentlich haben wir alle dieselbe Zeit, die Frage ist, wie nutzen wir sie. Und manchmal wird sie ja nicht so sinnvoll genutzt und das führt dann zu ziemlichem Stress, habe ich das Gefühl.

Ivan Blatter: Ganz genauso ist es, also wenn man auf gewisse Menschen schaut, was sie aus ihren 24 Stunden pro Tag machen, und dann schaut man auf sich selber und denkt, mein Gott, und ich habe nicht mal Zeit, mit meinen Kindern zu spielen oder so, was läuft hier eigentlich falsch? Also Zeit ist eigentlich die demokratischste Ressource, die wir überhaupt haben, wir alle haben 24 Stunden Zeit pro Tag, die wir eben für dieses oder jenes einsetzen können. Und genau da ist der springende Punkt, nämlich die Entscheidung, was will ich überhaupt, was ist mir eigentlich wichtig und wie teile ich jetzt diese Zeit ein. Wenn ich mich einfach nur so gehen lasse, dann bin ich komplett fremdbestimmt, dann bestimmen andere Menschen über meine Zeit. Und das ist doch eigentlich irgendwo the worst case! Also geht darum, die eigene Zeit wieder zurückzuerobern und das geht eben nur, wenn man weiß, was man überhaupt will, was ist mir eigentlich wichtig, was sind eigentlich meine Ziele, was sind auch meine Werte und so weiter.

Oliver Ratajczak: Genau! Natürlich kann man dann sagen, ja, wenn ich jetzt angestellt bin, dann bestimmt ja im Zweifelsfall mein Chef über meine Zeit, weil der gibt mir Aufgaben oder Projekte oder so. Oder? Kann ich darauf überhaupt einen Einfluss nehmen?

Ivan Blatter: Ja natürlich! Also natürlich ist man nie komplett eigenbestimmt. Also auch wir als Selbstständige natürlich nicht, weil wir haben keinen Chef, aber wir haben so was wie Kunden, hoffentlich, die auch über meine Zeit verfügen dürfen, also sollen, dafür bin ich ja eigentlich auch da. Man ist ja nie komplett alleine und kann komplett frei entscheiden, was man jetzt tun will oder man hat noch sonstige Verpflichtungen, vielleicht familiäre Verpflichtungen oder irgendeine Freizeitbeschäftigung, man singt in einem Verein und so weiter, also man ist nie komplett frei. Und als Angestellter kannst du natürlich nicht so frei über deine Zeit entscheiden wie als Unternehmer, aber du hast immer noch einen gewissen Handlungsspielraum. Und den gilt es eben zu erkennen und dann möglichst smart dann auch zu nutzen, die Zeit so zu nutzen, dass du eben Dinge machst, die dir gefallen, die das Business voranbringen, die deinem Job entsprechen und so.

Oliver Ratajczak: Genau! Das war auch eigentlich so als rhetorische Frage gedacht, weil ich könnte mir durchaus vorstellen, dass viele Leute sagen, mein Chef muss mir sagen, was ich tun soll und dann mache ich das halt. Das ist dann aber ein ganz anderes Problem, das hat etwas mit Eigenmotivation zu tun et cetera. Aber eigentlich, gerade so in Projekten, da hat man ja meistens extreme Freiräume und ob man jetzt links herum geht oder rechts herum geht, das muss man halt selber entscheiden.

Ivan Blatter: Ganz genau! Und ich finde es übrigens auch gar nicht schlimm wenn jemand sagt, der Chef soll mir sagen, was ich tun soll. Nicht jeder muss in seinem Job die Erfüllung finden, also bei uns ist es wahrscheinlich so, als Unternehmer ist dein Beruf oder dein Job schon sehr, sehr wichtig und du willst ihn auch ein bisschen als Berufung empfinden und nicht nur als Beruf, aber das muss nicht jeder. Es ist überhaupt nicht unanständig zu sagen, ich habe einen Job, der meine Freizeit finanziert. Ich will einfach mein Einkommen haben und dann kann ich das Leben so leben, wie ich das will, ob mich der Job erfüllt oder nicht, ist mir eigentlich egal. Also, wenn das für jemandem stimmt und passt, kein Problem! Für mich würde es nicht stimmen, also wenn ich schon so viel Zeit mit dem Job verbringe, dann muss es mir auch Spaß machen und ich will das gerne machen. Aber so ticken ja nicht alle Menschen und das ist okay!

Oliver Ratajczak: Genau! Also, das finde ich auch, ist bei mir natürlich genauso. Ich sage mal, ich stecke viel meiner Zeit in den Job und in die Zusammenarbeit mit den Kunden, das ist aber auch völlig in Ordnung so. Ich finde das gerade sehr witzig, dass du sagtest, das ist eigentlich überhaupt nicht unanständig, dass jemand sagt, ich arbeite, um meine Freizeit damit zu finanzieren. Das Wort unanständig in dem Zusammenhang finde ich ziemlich cool, weil das ist ja so das verbreitete, man muss immer alles geben und immer/ Ich kannte mal einen Vorstand der sagte immer: “Da müssen Sie 120 Prozent geben, Herr Ratajczak”, und ich habe gesagt: “Aber ich kann nur 100 Prozent geben!” Und dann sagte er: “Das reicht nicht!” Also das ist halt immer so eine Einstellung zu sich selber. Ich glaube halt nur, wenn man Zeit auf der Arbeit verbringt, ist es ja im Zweifelsfall ziemlich sinnvoll, da ein bisschen Spaß zu haben und Sachen, die einem vielleicht gefallen oder wenn man immer zwei verschiedene Alternativen hat, mache ich das jetzt, weil der das so gesagt oder mache ich es vielleicht so, wie ich es sinnvoller finde, da muss man halt immer gucken, wo geht es lang.

Ivan Blatter: Und da kommt es schon auf die Eigenmotivation an, ob du dann eben auch, wenn du einen eher monotonen Job hast, du bist vielleicht Kassiererin im Supermarkt oder so, aber auch da kannst du ja selber bestimmen, wie du dann mit den Kunden umgehst, ob du einfach die Produkte da drüberziehst und mürrisch dreinschaust oder ob du mit den Kunden einen Spaß machst oder irgendwie die begrüßt und so weiter und so fort. Das ist dann wieder deine Entscheidungsmacht eigentlich, was du aus deinem Job und aus deiner jetzigen Situation machst.

Oliver Ratajczak: Also gerade das ist halt ein gutes Beispiel. Du hast uns mal in Bochum besucht, da gibt es ja so ein Kneipenviertel, Bermuda-Dreieck, und mittendrin in diesem kleinen Viertel ist ein Supermarkt, und die Verkäuferinnen haben alle, wenn man mal auf die Namensschilder achtet, dann sind dies Namen von berühmten Schauspielerinnen, damit die sozusagen nicht angebaggert werden von irgendwelchen Leuten. Und da gibt es halt eine dabei, die ist unglaublich, also die lebt den Job und macht mit jedem Spaß und Witze und da geht jeder mit einem Grinsen sozusagen weg, wenn er bezahlt hat, das ist irgendwie total toll.

Ivan Blatter: Und: Die kommen wieder! Die kommen wieder in diesen Supermarkt, wegen dieser Person!

Oliver Ratajczak: Genau! Und so hat jeder die Chance, das Beste aus seiner Zeit zu machen. Und du hilfst ja sozusagen den Leuten die sagen “ich habe keine Zeit” oder “ich komme mit meiner Zeit nicht zurecht” irgendwie, damit besser umzugehen. Kannst du da ein bisschen was zu sagen, wie du denen hilfst?

Ivan Blatter: Ja, also eigentlich bin ich nicht ganz ehrlich zu meinen Kunden. Ich verkaufe denen ein Zeitmanagementtraining, aber häufig geht es da um viel mehr! Die denken, jetzt kommt der und zeigt mir, wie ich meine Arbeit zwischen acht und 17 Uhr organisieren kann, aber dann komme ich und frage dann zum Beispiel, was tust du als Erstes, wenn du morgens aufstehst? Oder, wie erholst du dich oder was machst du abends, was machst du am Wochenende, wann machst du Pause, was macht dir eigentlich Freude und so weiter. Und es gab tatsächlich auch schon Situationen, ich glaube eines meiner ersten Seminare war so, da hat mir dann der Auftraggeber verboten, zu sehr über Ziele zu sprechen, weil sie wollten nicht, dass die Teilnehmer sich plötzlich bewusst werden, oh Mann, was ich hier mache passt gar nicht zu meinen Zielen, ich suche mir einen neuen Job, und solche Dinge! Es geht nicht nur um To-do-Listen und um Kalender und um E-Mails abarbeiten und so, sondern es ist eigentlich viel umfassender. Und ich sage mir halt einfach, die Arbeit ist nicht etwas, was du dann um 17:00 Uhr ablegst wie einen Kittel oder wie ein T-Shirt oder so, das begleitet dich ja auch, das begleitet dich auch abends, wenn du Sorgen im Job hattest und so oder umgekehrt, wenn du halt abends feiern warst und bist halt am nächsten Tag vielleicht nicht mehr so gut drauf und kannst nicht deine Leistung abliefern, also das Ganze muss auch als Ganzes betrachtet werden. Und das heißt auch mit dem Privatleben, auch mit deinen Zielen und Visionen, die du hast, die Dinge, die du gerne machst und so weiter. Und das macht ja dann die Coachings oder meine Arbeit überhaupt auch so spannend, weil ich habe nicht eine Methode, die ich dann verkaufe und sage, damit wirst du produktiv und glücklich und zufrieden, sondern ich versuche mich immer auf meine Kunden auch einzulassen, herauszufinden, was ist das für ein Mensch, wie kann ich jetzt dem helfen, wie ist die Branche, was ist da möglich, was geht, was geht nicht. Weil, es gibt keine Patentrezepte, die einfach für alle passen und das macht es dann auch sehr, sehr spannend, das Ganze. Also ich habe keine so Schubladen-Seminare zum Beispiel, sondern ich entwickle dir immer, niemand ich mit einem potenziellen Kunden ausführlich gesprochen habe und überlege mir dann eben, welche Schwerpunkte will ich setzen, welche Tipps gebe ich, welche Methoden empfehle ich und so.

Oliver Ratajczak: Das ist ja auch sehr individuell. Also, wenn ich mir anschaue, wie viel Tools es da draußen so am Markt gibt und es gibt dann immer irgendwie Leute die sagen, das ist das Tool der Wahl und so, ich weiß nicht, dann hat das andere ein Update und dann kann es was anderes und dann ist es vielleicht besser. Oder das Tool der Wahl, das wird dann dauernd weiterentwickelt und plötzlich kriegt ein Trello Funktionen dann wo man denkt, ja, gehören die denn da noch rein oder machen das Ganze dann nicht so kompliziert. Also, das ist ja so ein dynamischer Prozess und ich finde das gut dass du gesagt hast, es gibt da nicht das Allheilmittel.

Ivan Blatter: Und, was auch noch hinzukommt: Ein gutes Zeitmanagement findet vor allem im Kopf statt, nicht im Tool. Das Tool ist eigentlich nebensächlich. Ich kenne hoch erfolgreiche Leute, Geschäftsführer von Millionen-Unternehmen, die organisieren sich mit Papier und Stift und die sind super effizient und produktiv. Die haben kein ausgefeiltes Tool oder irgendein Gadget oder weiß der Geier was, sondern einfach nur Papier und Stift! Also, das Tool ist auch wichtig, aber es kann dich nur unterstützen. Und wenn du mit dem Tool nicht umgehen kannst, dann rettet dich keine Software dieser Welt. Das ist, wie überall übrigens, also wenn du mir jetzt hier einen Hammer gibst, dann kann ich hier einen Nagel in die Wand schlagen und ein Bild aufhängen, oder ich kann hier die Scheibe einschlagen. Und da kann der Hammer nichts dafür! Mein Umgang damit entscheidet, ob er zu etwas Positivem oder etwas Destruktivem wird. Und genauso ist es auch bei den Tools. Ein Tool alleine ist weder gut noch schlecht! Entweder, es passt zu mir und ich kann damit die Dinge erreichen, die ich will, oder eben nicht. Aber, wenn es im Kopf nicht stimmt und wenn ich nicht weiß, was ich erreichen will und wenn ich nicht weiß, wie ich damit umgehen will und wenn ich nicht weiß, wie ich mich organisieren will, dann hilft dir überhaupt kein Tool dieser Welt.

Oliver Ratajczak: Das finde ich total super, genau diesen Ansatz, weil, egal wo, so viele Tools, darum geht es überhaupt nicht, man muss an sich selber arbeiten und überhaupt, dass du sozusagen mal ein bisschen links und rechts der Arbeit anfängst bei deiner Beratung, das finde ich total spannend. Dass du halt guckst, wie stehst du morgens auf oder was tust du als Erstes, diese typische Morgenroutine sozusagen, wie kommt man in den Tag, was hilft einem, gut zu starten. Das ist ja im Zweifelsfall gar nicht das, womit der Auftraggeber zuerst rechnet, das ist total spannend!

Ivan Blatter: Ja gut, in einem 1:1-Coaching, da wissen die schon, was auf sie zukommt.

Oliver Ratajczak: Ich meine eher, wenn der Geschäftsführer für sein Team das beauftragt.

Ivan Blatter: Nein, dann weiß er das vielleicht nicht unbedingt, aber dann lautet der Auftrag: Machen Sie meine Leute produktiver! Und wie ich das dann mache, da lasse ich meiner Kreativität freien Lauf!

Oliver Ratajczak: Das finde ich gut! Thema Produktivität: Hast du irgendwie ein Gefühl dafür, wie viel Zeit verschwendet wird in Unternehmen bei der Zusammenarbeit in Teams? Also, da gibt es wahrscheinlich keine Zahlen oder so, aber ein Gespür?

Ivan Blatter: Ja, also das Problem ist ja, Produktivität bei Menschen kannst du nicht messen. Bei Maschinen kannst du das messen, da hast du einen Input und einen Output und dann kannst du versuchen, mit dem gleichen Input mehr Output zu produzieren. Also, da kannst du irgendwie so optimieren, aber was heißt denn “ich arbeite produktiv”? Das ist ja auch irgendwo subjektiv gefärbt. Und wir Menschen sind ja auch keine Roboter, wir können jetzt nicht acht Stunden am Stück voll konzentriert und effizient arbeiten oder so, also das ist immer schwierig. Dann gibt es aber natürlich schon Zahlen zu gewissen Teilbereichen, zum Beispiel, lass mich schnell überlegen, ich glaube, pro Tag verbringt ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 2,5 Stunden mit Suchen. Nach Dokumenten, nach E-Mails, nach sonstigen Informationen. Zweieinhalb Stunden pro Tag!

Oliver Ratajczak: Das ist ja irre!

Ivan Blatter: Und jetzt überlege dir das mal aus Sicht des Unternehmers, das ist etwa ein Drittel der Arbeitszeit, die diese Person mit Suchen verbringt. Das heißt, ein Drittel des Einkommens, das du dieser Person zahlst, zahlst du für Suchen.

Oliver Ratajczak: Das kann man sich natürlich schönreden und sagen, wenn das jetzt eine Maschine wäre, ist das so eine Rüstzeit, weil ohne das Suchen funktioniert ja der Rest der Zeit auch nicht. Aber, da ist natürlich ein irrsinniger Hebel!

Ivan Blatter: Ja natürlich. Und vor allem, da gibt es unglaublich einfache Lösungen, wir haben heute genug technische Möglichkeiten, die Dinge sofort zu finden, die wirst du nicht auf null runterbekommen, aber selbst, wenn die Leute danach nur noch dreißig Minuten pro Tag suchen, dann hast du zwei Stunden Zeit gespart, ohne Qualitätsverlust und ohne, die Leute unter Druck zu setzen oder auszubeuten. Das ist ja auch das Andere! Ich kann ja schon versuchen, die Produktivitätsschraube immer enger zu ziehen und so, aber irgendwann beutest du deine Leute einfach nur aus, und das kann es ja auch nicht sein!

Oliver Ratajczak: Genau! Und abgesehen mal davon, selbst wenn man nicht ethisch, moralisch rein ist sozusagen als Arbeitgeber und sagt, ist mir total egal, ich beute meine Mitarbeiter aus, im Zweifelsfall gehen die dann halt weg und ich kriege keine neuen. Also, da gibt es halt eine schlechte Bewertung des Arbeitgebers bei Kununu oder einem anderen Portal, und dann hat man halt ein Problem!

Ivan Blatter: Absolut!

Oliver Ratajczak: Das wird ja in Zukunft auch nicht besser, also der Nachwuchs sozusagen. Und ich finde, das ist ja extrem wichtig, ein anständiges Miteinander zu haben. Also wenn du sagst, zweieinhalb Stunden Suche pro Tag, das ist ja ein vollkommener Irrsinn. Aber, woran liegt denn das? Also ich würde sagen, viele Leute haben aber auch Schwierigkeiten, Informationen zu teilen, so in Unternehmen, weil häufig ist Wissen so eine Art Macht. Also, wenn ich was weiß, dann brauchen die mich, dann können die mich auch nicht entlassen, weil kein anderer weiß, wie das geht. Und wenn man zu denen dann geht und sagt, schau mal, wir haben ein Wiki oder irgendein anderes Tool, da kann man so Informationen reinstellen, dann gibt es häufig erst mal Diskussionen “Warum, was hilft mir das?”

Ivan Blatter: Das ist ein großes Problem, ich hoffe, das ist so ein bisschen die alte Arbeitskultur, die jetzt langsam aber sicher von einer neuen, besseren Arbeitskultur abgelöst wird, aber das ist natürlich noch unglaublich verbreitet. Aber im Idealfall ist es so, wir machen hier gemeinsam etwas und wir wollen gemeinsam zum Ziel kommen und wir unterstützen uns, damit wir dann schneller beim Ziel sind. Also so wie halt, wenn man mit Freunden irgendwas macht oder eine Reise organisiert oder was weiß ich, dann ist es ja auch ein Zusammengehen. Das wäre eigentlich der Idealfall. Ich weiß, viele ticken noch nicht so, das kann ganz viele Ursachen haben, das ist halt die Kultur, die ein Unternehmen mitbringt. Häufig stinkt ja auch der Fisch leider vom Kopf, also häufig kommt das auch von oben, diese Kultur, die dann einfach unten weitergespiegelt wird. Also, das ist ganz schwierig. Und hier, das ist ein wunderschönes Beispiel um zeigen, wie produziertes Arbeiten, vor allem gerade im Team, das ist nicht einfach, wir wollen ein neues Tool, wo wir gemeinsam die Aufgaben verwalten können oder so, sondern das ist vor allem und in erster Linie Kommunikation. Kommunikation und auch Vertrauen. Also, das ist nicht mehr so klassisches Zeitmanagement, sondern es geht eben um Kommunikation.

Oliver Ratajczak: Genau! Und das ist ja ganz einfach, dann brauchen wir ja nur besser kommunizieren und schon, zack, produktiver!

Ivan Blatter: Wenn es so einfach wäre, dann gäbe es auch keine Eheberater und keine was weiß ich, wenn kommunizieren so einfach wäre.

Oliver Ratajczak: Ja, ja, eben. Und wenn man noch so an Sätze denkt wie “man kann nicht nicht kommunizieren” und so, was ich da manchmal in Unternehmen erlebe, nein, mit der Abteilung, die sind immer schwierig, dann spreche ich mit der anderen Abteilung und dann höre ich, ja, die andere Abteilung, mit denen haben wir immer Ärger, die sind immer schwierig, dann denke ich, woran liegt denn das? Dann bohre ich halt nach und dann kriegt man halt so Sachen heraus. Und manchmal sind das auch so vermutete Schwierigkeiten, die sagen immer läuft das so und deswegen diskutieren wir darüber gar nicht mehr. Klassischerweise so zwischen Marketing und Vertrieb. Marketing denkt sich irgendwas Tolles aus, und der Vertrieb sagt, das funktioniert doch beim Kundenkontakt nicht. Und dann, beim nächsten Mal, wird der Vertrieb gar nicht gefragt oder die, die den Kundenkontakt haben. Schlimm!

Ivan Blatter: Oder, noch viel schlimmer, man macht dann ein Meeting! Das ist ja dann auch so ein Thema, die ganze Meeting-Kultur. Das ist übrigens ein anderer, riesiger Zeitfresser, wo sehr viel Zeit verlorengeht. Man sagt, ich glaube fünfzig bis sechzig Prozent des Meetings empfinden die Teilnehmer als eigentlich komplett überflüssig. Häufig werden ja auch Meetings gemacht und am Schluss hat man darüber gesprochen, aber es ist überhaupt nicht klar, wer macht eigentlich was bis wann und dann kannst du ja das Meeting gleich weglassen und so weiter. Also Meeting, das ist ein Fass ohne Boden!

Oliver Ratajczak: Ich habe mal für einen Kunden gearbeitet, da gab es so ein geflügeltes Wort in Meetings, also da sagte immer jemand: “Oh, das Thema nehme ich mal mit!” Und ich habe im Kopf immer ergänzt: “Und bringe es wohlbehalten beim nächsten Mal wieder zurück!” Manche Leute haben dann immer Sachen mitgenommen, aber da ist dann irgendwie nichts passiert und keiner wusste auch mehr, was mitgenommen wurde, es wurde nichts protokolliert. Also protokollieren, das hat ja immer so ein Geschmäckle, sage ich mal, so “es muss alles genau auf Papier”, aber das kann man ja auch einfach machen, einfach mal die Punkte festhalten, wer macht was bis wann, Punkt, das geht ja schon. Aber so die Meeting-Kultur, ich glaube, da ist noch ein riesiger Hebel. Und wenn du sagst, dass fünfzig Prozent der Meetings werden von den Teilnehmern als ineffizient oder unnötig empfunden, na ja, dann sollte man mal darüber nachdenken, ob man nicht ein paar weglassen kann. Allein so Jour-Fixe-Termine, die werden dann eingehalten und man hat vielleicht gar nichts zu besprechen oder die Hälfte war im Urlaub und dann trifft man sich trotzdem und redet im Zweifelsfall über den Urlaub. Was ja auch gut sein kann, aber es hält halt auf.

Ivan Blatter: Nicht im Meeting, also eine Kaffeepause, Mittagspause, manchmal auch eine längere Kaffeepause machen, also gut, aber im Meeting hat so was nicht unbedingt was verloren!

Oliver Ratajczak: Ja, finde ich auch. Also wir hatten ja schon mal ein Podcast-Interview, da war ich bei dir und da ging es unter anderem ja darum, dass man nicht für jede Entscheidung ein Meeting braucht. Das ist halt eigentlich so ein kleiner Satz, der aber glaube ich eine ganze Menge bewegt. Also bei vielen Unternehmen beobachte ich das, dass die sagen, oh, wir müssen da mal drüber reden oder eine Entscheidung treffen und dann müssen wir erst mal alle zusammenholen, damit man alle involviert hat, das geht aber dank technischer Mittel auch anders.

Ivan Blatter: Absolut, ja! Und man muss sich nur überlegen, was da für Kosten generiert werden, wenn sagen wir mal zehn Leute eine Stunde im Meeting sind, und das jede Woche, wenn es ein Jour-Fixe-Meeting ist oder so. Jetzt nimm mal den Stundensatz von diesen zehn Leuten und dann multipliziere das mit sagen wir mal fünfzig oder fünfundvierzig, weil so viele Meetings pro Jahr gibt es, und dann hast du eine genau Zahl, was dich diese Jour Fixe als Unternehmen kostet, in Euro! Und wenn man so eine Zahl mal ausrechnet, also da werden sehr viele Geschäftsführer ziemlich bleich!

Oliver Ratajczak: Wir haben das mal gemacht in einer alten Beratung damals bei einem Kunden, die haben immer sozusagen die Berater dazu eingeladen zu einem Meeting. Und das waren halt Meetings, die extrem ineffizient waren. Also wir haben uns einfach hingestellt und haben halt einen Timer laufen lassen mit unserem Stundensatz, haben den halt gestartet, mal drei Berater, und dann ging das los. Und das hat zu einem Umdenken geführt weil die sagten, das ist ja ganz schön teuer. Dann wollten die uns erst mal ausladen, was dann auch wieder ineffizient war, aber das haben wir dann halt hinbekommen. Also scheinbar ist es so, wenn man Dollar oder das Euro-Zeichen oder Schweizer Franken dran schreibt, wird es verständlicher. Weil, dann ist wieder Zeit plötzlich Geld und dann muss man scheinbar mal darüber nachdenken, was tut man eigentlich!

Ivan Blatter: Und häufig sind es auch nur kleine Maßnahmen, die eine Verbesserung bringen, zum Beispiel sich einfach mal überlegen, wen braucht es eigentlich wirklich in diesem Meeting. Oder, muss dieses Meeting wirklich eine Stunde dauern? Einfach nur, weil Outlook eine Stunde Dauer vorgibt, muss es eine Stunde dauern? Kann nicht ein Meeting auch mal zwanzig Minuten dauern oder zehn oder 35 Minuten oder sonst was? Und dann einfach die einfach Frage am Schluss, wer macht was bis wann. Ich habe ja ein sehr überschaubares Team, nämlich eine Mitarbeiterin und wir haben halt auch manchmal so ein Meeting oder wir sitzen zusammen und diskutieren ein paar Dinge. Ich mache jedes Mal ein kurzes Protokoll, also nicht ein Verlaufsprotokoll, sondern einfach nur, was haben wir jetzt dazu gesagt oder wie wollen wir das lösen und vor allem auch, wer macht was bis wann, das trage ich dann direkt auch in das Tool ein. Einerseits für mich, damit ich weiß, ach ja, sie macht ja das und das so, aber dann auch aus Fairness gegenüber meiner Mitarbeiterin, weil wenn ich ihr dann irgendwie mal zurufe, mache das und das, dann hat sie ja gar keine Chance, da wirklich die Übersicht zu behalten. Und so sieht sie dann nachher im Tool genau, was wir da besprochen haben und sieht alle Aufgaben und so weiter. Und das nur im kleinen Rahmen! Jetzt könnte man hingehen und sagen, Moment mal, meine Mitarbeiterin hier, das ist ja auch meine Frau, die machen ein Protokoll, wie verrückt ist denn das, als das ist ja völlig abgedreht. Nein, ist es nicht, weil wir halt wirklich manchmal Dinge beschließen und nach zwei Wochen weiß ich das nicht mehr. Also, dann kann nicht schnell mal zurückblättern und schauen, ah, darüber haben wir schon gesprochen und wir wollen das so und so lösen. Super nützlich und absolut null Aufwand.

Oliver Ratajczak: Finde ich total toll, dass du das so sagst. Weil, genau diese Verbindlichkeit ist ja nicht Negatives. Manchmal höre ich so was wie “Ja, ich will ja nicht kontrolliert werden” und so, aber das ist es ja gar nicht. Eigentlich will man ja so gemeinsam vorankommen oder sein Unternehmen nach vorne bringen. Weil, es ist ja kein Selbstzweck, also da draußen, die Welt dreht sich immer schneller und der Wettbewerb ist auch nicht auf den Kopf gefallen, die geben ja auch Gas. Also dient das Ganze ja dazu, keine Ahnung, die Miete zu zahlen, Strom zu zahlen, das Unternehmen eben am Leben zu erhalten und selbst davon zu leben.

Ivan Blatter: Und welcher Mitarbeiter ist zufriedener und glücklicher? Der, der komplett im Haus ist, keine Übersicht hat, der irgendwie Aufgaben einfach so zugerufen bekommt oder der Mitarbeiter, der genau weiß, hier im Unternehmen herrscht eine klare Kommunikation, wenn jemand was sagt, dann ist es auch so, dann heißt es nicht zwei Tage das Gegenteil oder so, es ist einfach eine klare Kommunikation vorhanden. Der fühlt sich doch schon nur wegen dieser klaren Kommunikation viel wohler, da brauche ich keine Motivation mehr und Bonus auszuzahlen und gemeinsam Bäume umarmen gehen oder so was, das sind doch einfach die alltäglichen, ganz normalen Dinge die helfen, ob ein Mitarbeiter gerne bei mir im Unternehmen ist oder nicht.

Oliver Ratajczak: Das hat ja auch was mit Wertschätzung zu tun! Also, ich kenne solche Chefs, die dann die Tür aufreißen und dir irgendwie eine Aufgabe reinbrüllen und wieder verschwinden, wo ich dann manchmal denke, was ist das für ein Benehmen und die armen Leute, die jetzt diese Aufgabe empfangen haben, wo packen die die jetzt gerade hin, weil die (sind ja geistig irgendwo anders? #00:27:38-4#). Total anstrengend! Und ich glaube, diese Denke, zusammen sind wir stark und gemeinsam müssen wir irgendwas tun und warum soll man nicht, wenn man zweit was beschlossen hat, das mal kurz protokollieren? Das dauert ja nicht ewig, es ist ja nicht so, dass man erst mal zum Schrank muss und ein Papier in die Schreibmaschine einspannen muss und dann drei Durchschläge und so, das geht ja heute alles ein bisschen einfacher.

Ivan Blatter: Und vor allem hast du ja die Themen sowieso schon dabei, hoffentlich. Vor dem Meeting überlegst du dir ja, was du in das Meeting mitnehmen willst und dann steht das ja schon da und schreibst du noch drei Stichworte dazu und die Sache ist erledigt!

Oliver Ratajczak: Genau. Und elektronisch wiederfindbar, ganz einfach. Also wie auch immer, also es gibt da draußen eine ganze Menge Möglichkeiten, um sozusagen nicht nur an seinem eigenen Zeitmanagement zu arbeiten, sondern eben auch Teams effizienter und effektiver zu machen. Hättest du vielleicht noch einen Tipp für Unternehmer heutzutage, um sich auf die kommenden Jahre vorzubereiten, kommenden Jahre im Sinne von “Mitarbeiter werden vielleicht schwieriger zu finden sein, die Welt da draußen wird schneller, man wird von irgendwelchen Startups angegriffen”, gibt es irgendwas wo du sagst, bevor ihr jetzt anfangt, in Technik zu investieren oder so, macht mal das.

Ivan Blatter: Schwierig zu sagen. Ich würde sagen, ein gutes Zeitmanagement, eine hohe Produktivität, eine gute Umgangskultur hat einfach einem wahnsinnigen Einfluss auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Und du hast es schon angesprochen, es wird immer schwieriger, wirklich gute Mitarbeiter zu finden und dann auch zu halten, das ist ja dann die nächste Schwierigkeit. Und wenn es dir gelingt, eine gute Kultur auch aufzubauen und wenn Klarheit herrscht im Unternehmen, wenn alle gemeinsam an einem Strick ziehen, dann ist es nicht einfach nur eine Investition in die Produktivität, sondern eigentlich in die gesamte Unternehmensentwicklung und auch in das Business schlussendlich.

Oliver Ratajczak: Ein tolles Schlusswort! Prima, danke dir! Vielleicht noch irgendwas, wo können deine Kunden oder Interessenten sozusagen mehr über dich finden? Weil, du hast ja spannende Sachen zu sagen!

Ivan Blatter: Am besten geht man dazu auf meine Webseite unter ivanblatter.com. Und da findet man so gut wie alles, man findet auch meine beiden Podcasts, man findet meine Blogartikel und so weiter und natürlich auch meine Angebote. ivanblatter.com.

Oliver Ratajczak: Sehr schön, werde ich in den Shownotes auf alle Fälle verlinken. Ivan, es hat mir riesig Spaß gemacht mit dir und ich hoffe, den Zuhörern auch. Ich wünsche dir noch einen wunderschönen Tag!

Ivan Blatter: Danke, das wünsche ich dir auch. Und mir hat es auch einmal mehr Spaß gemacht, mich mit dir zu unterhalten.

Oliver Ratajczak: Danke dir! Bis dann, tschüss.

Ivan Blatter: Tschüss!