Hier erfährst du warum ältere Intranetsysteme oft nicht so viel Nutzen bringen, wie gewünscht. Ich verrate dir die Stellschrauben an denen moderne Intranets ansetzen, um die Miteiandernkommunikation, Zusammenarbeit und auch die Produktivität zu steigern.

Ich nenne dir die meiner Meinung nach wichtigsten vier Gründe für das "Scheitern" von älteren Intranetsystemen und verrate dir, welche Fehler du mit Hilfe eines modernen Intranets vermeiden kannst. So kann ein modernes Intranet eventuell schon bald die Produktivität in deinem Unternehmen steigern.

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Warum ein modernes Intranet dein Produktivitätsbooster sein kann?

Ich nenne dir die meiner Meinung nach wichtigsten vier Gründe für das “Scheitern” von älteren Intranetsystemen und verrate dir, welche Fehler du mit Hilfe eines modernen Intranets vermeiden kannst. So kann ein modernes Intranet eventuell schon bald die Produktivität in deinem Unternehmen steigern.

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Der Inhalt dieser Episode des Blickwinkel KUNDE Podcasts

Hallo, schön dass du wieder hier bist und zuhörst. Bevor es los geht mit der Folge habe ich eine Idee, die ich gerne verkünden würde. Ich persönlich würde gerne ein Hörertreffen machen. Hörertreffen, was ist das? Ganz einfach, ich bin häufig unterwegs und arbeite an verschiedenen Standorten, abends manchmal im Hotel und warum soll ich nicht einfach die Zeit nutzen, um mich den Hörern dieses Podcasts zu treffen? Also, wenn du Lust hast, abends mit mir essen zu gehen und mit anderen Hörern dieses Podcasts, oder dass wir einfach was trinken gehen. Schicke mir einfach eine Mail an hallo@ihre-kundenbrille.de, mit deinem gewünschten Treffpunkt, Ort sozusagen und dann können wir einfach mal gucken, weil ich ja viel unterwegs bin, vielleicht passt es ja. Und wenn es passt, schicke ich eine Mail oder veröffentliche das über meinen Newsletter. Ich würde mich freuen, wenn wir uns einfach mal Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen. Also, geht es jetzt los.

Heute geht es um Intranet und wie die dir dabei helfen können, die Produktivität deiner Mitarbeiter und deines Unternehmens zu steigern. Beim Thema Intranet höre ich häufig so bisschen Unverständnis, Internet, Intranet, scheint ja dasselbe zu sein. Nein, ist nicht ganz dasselbe. Ich sage mal, ein Intranet ist so was wie ein firmeneigenes Mini-Internet. Also sozusagen eine Ansammlung von Webseiten, die man im Webbrowser, also Firefox, Internet Explorer, Edge, Chrome et cetera sich anschauen kann. Der Witz ist aber, es ist ein abgeschlossenes, Mini-Internet sozusagen, weil nur Informationen für die Firma und für die Mitarbeiter sozusagen da abgelegt sind und eben keiner von außen reingucken kann. Es enthält alle möglichen Informationen, so zum Beispiel sage ich mal die Botschaften der Unternehmensleitung. Also, wenn der CIO was Neues verkündet, steht es da im Zweifelsfall drin und man kann es finden. Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder wird manchmal auch dazu verwendet, um gesetzlich vorgeschriebene Informationen an die Mitarbeiter, die eine Aushangpflicht haben, über so ein Intranet zu kommunizieren. Dann braucht man nicht so viel Papier, sondern man kann es da ablegen. Also praktische eine Sammlung von Arbeitsanweisung und gesetzlichen Vorschriften. Ja, aber was ist das Problem?

Warum sind viele Intranetsysteme der alten Art sage ich mal, die da draußen im Einsatz sind, sehr stiefmütterlich behandelt?

Warum steckt da keiner Aufwand rein und warum werden die nicht so genutzt, wie sie eigentlich genutzt werden sollten? Das ist ganz einfach. Ich sage mal, das hat vier Gründe, die ich hier gern erzählen möchte und dann zeige ich auch, was man besser machen kann.

Also ein Grund ist, nicht jeder Mitarbeiter wird abgeholt.

Also die Botschaften bei Unternehmen mit mehreren Standorten sind meistens sehr lastig von Botschaften der Firmenzentrale. Warum? Na ja, weil meistens die Leute, die sozusagen diese Intranetinformationen pflegen, sitzen in der Firmenzentrale, sammeln da die Informationen und stellen die halt ein. Das heißt, umso weiter man mit seiner Filiale zum Beispiel da von der Zentrale entfernt ist oder je weniger man Kontakt man hat, umso weniger Informationen werden aus der Filiale zur Zentrale gespült, die das dann wieder ins Intranet einstellen kann. Und das heißt, dass da meistens oder sehr häufig ein Großteil der Informationen, die im Intranetsystem auf den News stehen, sehr Zentrale-lastig sind. Und das führt natürlich dazu, dass so ein Intranet wenig akzeptiert wird, weil viele Leute, die dann eben nicht in der Zentrale sitzen, sondern weiter weg sagen, was da immer drinsteht, ich weiß gar nicht, was hat das für mich mit der täglichen Arbeit zu tun? Aber selbst an Zentralstandorten, wenn man sich mit Leuten unterhält, die Intranetsysteme aufsetzen und betreiben, wenn die mal analysieren, was ist die Seite, die am meisten aufgerufen wird, also das ist meine Frage die ich immer stelle, wenn ich Leute kennenlerne, die Intranetsysteme betreiben, bis jetzt hat fast jeder gesagt: “Unser Kantinenplan!” Und das zeigt es ja, also ein Kantinenplan ist halt was, na ja, das braucht man halt, weil man möchte gern wissen, was gibt es denn heute, ist heute wieder so ein Schnipo-Tag, Schnipo, Schnitzel, Pommes oder was gibt es heute in der Kantine, lohnt es sich überhaupt hinzugehen, et cetera. Und das ist halt eine Mini-Anwendung eines Intranets. Also, es gibt so viele Funktionen, die man machen kann. Und ich sage euch, der Kantinenplan ist echt das geringste Ding davon.

Zweiter Punkt, warum alte, veraltete, nicht ganz so moderne Intranetsysteme oft nicht so benutzt werden, wie sie sollten, liegt daran, dass sie oft nicht aktuell sind.

Und das hat einen bestimmten Grund, weil die Systeme manchmal schwer zu pflegen sind. Das heißt, es gibt dann zwei, drei, vier, fünf Leute im Unternehmen, die vielleicht Informationen sammeln, die bekommen die so per E-Mail oder sonst wie, bereiten die Texte auf und stellen die dann halt ein. Und na ja, das führt dann natürlich dazu, dass die dann manchmal sehr viel zu tun haben, sie sind praktisch ein Flaschenhals der Anforderungen und stellen dann die Informationen verspätet ein oder im Zweifelsfall gar nicht, weil sie sagen, das können wir nicht auch noch reinstellen. Und das führt dann dazu, dass nicht immer alle Informationen aktuell sind oder eben zu spät aktualisiert werden.

Dritter Punkt, warum so ein älteres Intranet nicht so gut funktioniert ist, weil es einfach wenig bis gar nicht interaktiv ist.

Also, man kann selten auf Nachrichten reagieren, also sei es durch Like oder Sonstiges, wie man es aus Facebook kennt. Und man kann selber auch kaum Informationen einstellen, halt außer die Umwege, also so wie ich gerade schon genannt habe, man geht zu den Leuten, die verantwortlich sind, die Inhalte reinzupflegen, aber das ist halt immer sehr aufwendig.

Und viertens, was ich beobachtet habe, warum so Intranetsysteme der älteren Generation nicht funktionieren ist, sie sind wenig attraktiv.

Also ich sage mal, viele davon sind extrem Datei-lastig. Aber, so praktisch wie so ein Dateilaufwerk, was das gesamte Unternehmen nutzen kann, nur im Webbrowser, aber Dateien sind halt langweilig. Also ich meine, schauen wir mal in den Dateibrowser rein und dann siehst du halt Dateinamen ganz viele und du siehst vielleicht noch, wann wurden die eingestellt, kannst nach dem Datum oder Größe sortieren. Wenn du aber wissen willst, was da drin ist in der Datei, musst du da draufklicken, sie öffnen, angucken und so. Das ist wenig attraktiv. Wenn man das jetzt mal vergleicht mit Social Media Systemen wie Face oder im Zweifelsfall irgendwelche Web-News-Portale. Oft werden extrem wenig Bilder eingestellt. Ich hatte sogar mal so einen Kunden zum Thema Intranet, die hatten ein älteres System, das war extrem starr vorgegeben. Jede Nachricht, die man da einstellen wollte, musste und konnte auch maximal nur ein Bild haben, das genau an einer bestimmten Stelle stand, da drunter gab es eine bestimmte Bildbeschriftung mit einer genauen, maximal definierten Länge, Videos ganz zu schweigen, das war eh unmöglich. Und das ist auch so ein Ding. Und da sind häufig keine Videos drin. Und wenn man sieht sozusagen, wie bei Facebook Videos funktionieren und wie das Emotionen transportiert, kann man damit eine ganze Menge machen. Und halt oft haben diese älteren Systeme ein langweiliges Layout, man hat eigentlich keinen Spaß, da reinzugehen. Und so einfach ist es. Und es ist eigentlich gar nicht so kompliziert, man muss eigentlich nur dafür sorgen, dass die Mitarbeiter besser abgeholt werden, dass es aktueller ist, dass es ein bisschen interaktiver wird und dass es attraktiver wird. Kommen wir also noch mal zur heutigen Frage, warum ein modernes Intranet ein Produktivitätsbooster sein kann für dich, für dein Unternehmen?

Meine Erfahrungen zum Thema Intranet

Also, meine Erfahrung, hatte ich ja gerade schon gesagt, das Hauptproblem ist das das Intranet der alten Generation seltener produktiv genutzt werden. Ich hatte den ersten Punkt genannt, nicht jeder Mitarbeiterin wird abgeholt. Und das liegt halt darin, dass es oft als reines Medium für die TopDown-Kommunikation benutzt wird. Also TopDown bedeutet eben von oben nach unten. Das hat nichts Wertendes zu tun, aber ist meistens auch aus dem Organigramm abgeleitet, oben sitzt die Unternehmensführung, da drunter kommen dann Bereiche, Abteilungen, Teams und unten ist der Mitarbeit. Und das, was eben nicht unterstützt wird durch die alten Systeme, ist die BottomUp-Kommunikation. Das bedeutet eben, der Mitarbeiter, der irgendwo in einem Team sitzt und sagt, ich habe da jetzt eine Nachricht gelesen, aber das passt mir nicht, das gefällt mir nicht, da habe ich eine Idee zu, warum machen wir das nicht so rum und vielleicht können wir da auch das machen, weil ich glaube, da hätten wir eine Möglichkeit für ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung, et cetera. Das heißt, diese Ideen kommen halt nicht oben, weil es eben praktisch keine BottomUp-Kommunikation, also von-unten-nach-oben-Kommunikation gibt, die das ermöglicht. Und das ist eigentlich in modernen Intranets, die manchmal auch Social Intranets genannt werden, total einfach. Weil, dann gibt es diverse Möglichkeiten, also man kann zum Beispiel News, die da drinstehen, einfach liken. Also genau wie bei Facebook, dann drückst du halt auf “gefällt mir” und dann weiß derjenige, der die News eingestellt hat, schau mal, da gibt es plötzlich 723 Leute die sagen, gefällt mir, das ist doch gut! Und wenn es auch nur drei sind, dann sind es immerhin drei und im Zweifelsfall kann man sagen, guck mal, die drei, ich spreche die mal an, vielleicht wollen die im Umfeld des Projekts mal mitarbeiten oder ihren Input geben oder, oder, oder. Außerdem kann man halt viele News einfach kommentieren. Ich sehe eine News und schreibe da einfach rein: “Denkt doch mal daran, da ist auch ein guter Ansatz.” Oder: “Ich habe eine Idee.” Und das ist halt damit total einfach ermöglicht. Ich hatte meine Präsentation von einem Konzern bei der Einführung eines Social Intranets und habe genau dieses Prinzip da erklärt. Habe gesagt, altes Intranet, TopDown-Kommunikation, das heißt, Sie lieber Geschäftsführer stellen da eine Nachricht und dann perlt die halt so durch. Also dann sehen halt Mitarbeiter das und können das lesen. Aber, Sie werden NIE eine Rückmeldung bekommen.

Die Miteinander-Kommunikation

Sie haben aber mir gesagt, sie möchten, dass die Kommunikation im nicht offener und transparenter wird, schauen Sie mal, wechseln wir auf eine BottomUp und kombiniert mit TopDown-Kommunikation, also von oben nach unten. Und ich gehe sogar noch viel weiter, ich gehe sogar so weit zu sagen, dass ich das Ding einfach Miteinander-Kommunikation nenne, weil sie komplett hierarchie-, abteilungszugehörigkeitsunabhängig ist. Das heißt, man darf auch eine Nachricht einer Abteilung kommentieren, zu der man gar nicht gehört. Weil gerade dadurch entstehen nämlich extrem tolle Produktideen und eine interne Kommunikation, Zusammenarbeit, die nicht nur Spaß macht, sondern so ein Unternehmen auch viel produktiver macht. Also langer Rede kurzer Sinn, ich habe dem Geschäftsführer das vorgestellt, das war dann ein ziemlich großes Gremium eines Konzerns. Und habe ihm gesagt, ja, so ist das. Und dann guckte er mich an und sagte: Herr Ratajczak, heißt das, dass ein Mitarbeiter da unten, hierarchisch ganz unten, einfach mir eine Nachricht schicken kann oder mir seine Meinung sagen kann. Und ich habe dann noch mal eingeatmet und gesagt: “Ja genau, das bedeutet das. Wenn wir das System einführen, dann können die das, und zwar alle, hierarchieunabhängig.” Dann schaut der mich an und sagte: “Gut. Ich freue mich drauf.” Und das ist auch die richtige Einstellung, weil ich glaube, da geht es hin.

Die Zukunft der Zusammenarbeit

Die Zukunft der Zusammenarbeit wird definitiv sein, dass man im Unternehmen hierarchieunabhängiger zusammenarbeiten muss. Und warum soll nicht jemand aus der Buchhaltung eine tolle Idee haben, die im Zweifelsfall jemandem in der Produktentwicklung hilft. Oder im Marketing. Oder andersrum. Also eben alle miteinander. Und moderne Intranetsysteme bieten nämlich genau das. Ein weiterer Punkt war, wie hat er gesagt, “Ältere, veraltete Intranetsysteme sind oft nicht aktuell, weil der Flaschenhals die paar Leute sind, die die Information einstellen können. Bei modernen Intranetsystemen ist es halt so, dass im Prinzip jeder Informationen einstellen kann. Da dürfen Sie jetzt natürlich keine Angst haben, also es tut nicht weh, diese Bedenken kenne ich, die höre ich häufiger, natürlich hängt da ein Rechtekonzept hinter. Wenn man sagt, wir haben hier ein geheimes Projekt, das hier durchgeführt werden will, weil wir gerade die Akquisition einer anderen Firma vorbereiten et cetera, ist das ein geschlossener Raum und da drin passiert alles. Da sieht niemand diesen Raum von außen und nur die Leute, die da eingeladen wurden, die können da drin was machen oder die Informationen sehen, da muss man keine Angst haben. Damit kann man sehr granulare Rechtekonzepte ausarbeiten, das ist aber überhaupt nicht kompliziert. Das ist von Anfang an in den Systemen mit angedacht sozusagen. Es gibt halt nur so eine Grundidee, die man manchmal vorleben sollte, die heißt “Default to open“, also Grundeinstellung ist offen. Da gibt es eine einfache Grundregel, die man aufstellen kann, die heißt einfach “alles ist für jeden einsehbar, es sei denn, es spricht ein guter Grund dagegen”, Grundeinstellung offen. Keine Angst, aber wenn Sie Informationen haben oder ihr, die ihr zurückhalten wollt oder müsst oder rechtlich, weil es um eine Akquisition geht, weil es Personal betrifft et cetera, muss man das ja nicht aufmachen. Sollte man auch gar nicht und ist auch gar nicht erlaubt. Aber man könnte es bei manchen Projekten einfach offen machen oder die Arbeit seines Teams offenlegen und sagen: “Schaut mal, was wir hier tun, gebt uns Feedback, wir freuen uns darauf.” Dritter Punkt was ich sagte, warum ältere Intranetsysteme nicht so gut funktionieren ist, weil sie wirklich attraktiv sind. Und moderne Systeme haben so einfache Möglichkeiten, Videos einzubinden. Also häufig ist es einfach so, man nimmt sich zum Beispiel ein Video, was bei YouTube ist oder bei Vimeo, nimmt die URL da oben raus, also kopiert die in den Link zu diesem Video raus, kopiert den in das Intranet rein und sagt: “Liebe Leute, schaut euch das Video doch mal”, kopiert den Link da unten rein, das System erkennt automatisch, ah, ein YouTube-Link und baut das Video ein. Schon ist das Video direkt auf der Seite eingebunden und der Content ist einfach viel attraktiver, weil Videos einzubinden ist kein Hexenwerk mehr. Und so modernes Intranet ist sogar erstaunlich einfach und günstig aufzubauen. Also, da können wir uns gern mal drüber unterhalten, ihr werdet echt überrascht sein. Und nein, falls jemand jetzt noch denkt, ja, so ein Intranetsystem, das ist ja so ein Konzernding, wir als kleiner Mittelständler können uns das gar nicht erlauben, das ist Quatsch. Also, da kann ich dich echt beruhigen. Das größte Intranet, was ich sozusagen als Projektleiter aufgebaut und konzipiert habe, war für über 10.000 Leute. Und das Kleinste, was ich konzipiert und aufgebaut und sozusagen eingeführt habe beim Kunden, war für, haltet euch fest, vier Mitarbeiter. Also, das ist so die Bandbreite. Und das ist nicht so ein Ding, was sich eben die Großen nur erlauben können, totaler Quatsch. Da gibt es inzwischen Systeme, die sind echt günstig und man hat es ja in den letzten Jahren gelernt, also man weiß, worauf man achten soll, was man bauen soll. Man sollte ein bisschen Aufwand in die Konzeption stecken und dann kann man auch schon loslegen. Also, ist echt nicht teuer. Und vor allen Dingen, es macht das tägliche Miteinander einfach leichter, weil plötzlich Hierarchien aufgelöst werden und Leute miteinander sprechen, die vorher nicht miteinander gesprochen haben und Informationen austauschen. Und was glaubt ihr denn, wie viel Information zum Beispiel im Beschwerdemanagement eines Unternehmens stecken, die leider nicht ankommen in der Produktentwicklung. Oder Leute, die halt sich neue Dienstleistung einfallen lassen, machen das manchmal auf Basis von eingekauften externen Daten oder Befragungen oder so. Aber, anstatt sie einfach, einfach in Anführungsstrichen, die Daten nehmen, die im eigenen Haus- und Beschwerdemanagement liegen, da sind wirklich wahre Schätze drin. Das führt jetzt aber zu weit. Was ich damit sagen will, es ist gut, wenn die Kommunikation, Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich durchgängiger, durchlässiger gestaltet wird. Also, das tägliche Miteinander wird leichter, die Kommunikation wird verbessert und die Zusammenarbeit wird verbessert.

Weiterführende Informationen zum Thema Modernes Intranet

Ich habe auch dazu noch ein paar weitere Information aufgeschrieben, die findet ihr unter www.social-intranet-coach.de. Und den verlinke ich euch in den Shownotes. Zur Erinnerung, wenn ich über Shownotes spreche, das ist die Seite, die zu dieser Podcastfolge gehört, die findet ihr unter www.ihre-kundenbrille.de/podcast. Da sind dann alle Podcastfolgen aufgelistet, die heutige ist die Nummer 14, da klickt ihr dann drauf und dann bekommt ihr alle Links dazu und weiterführende Informationen. Und wenn du vielleicht einfach mal mit mir über so ein Intranet sprechen möchtest oder wissen möchtest, was denke ich davon, ist es für euch geeignet, für euer Unternehmen, kein Problem, sprich mich an. Am einfachsten kannst du da, wie gerade schon mal erwähnt, unter www.ihre-kundenbrille.de/kaffee einfach in meinen Kalender gucken, einen Termin mit mir machen, ich rufe dich dann zu dem Zeitpunkt an, wir trinken gemeinsam einen virtuellen Kaffee und du stellt mir deine Fragen und ich beantworte die, also ich gebe dir Tipps. Keine Angst, kostenlos, gratis. Kein Problem! Ich freue mich jetzt schon auf den Kaffee mit dir!

Und damit sind wir eigentlich schon wieder am Ende der heutigen Folge angekommen. Mir hat es Spaß gemacht und ich freue mich schon jetzt auf die nächste. Bis bald, dein Oliver.

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