Du hältst MS Teams für DAS Zusammenarbeits-Tool? Vorsicht! Achte auf diese Tipps, ansonsten kann Teams zur Bildung von weiteren Silos führen.
Viele Unternehmen halten Microsoft Teams für das ultimative Werkzeug, um die Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern auf den nächsten "Produktivitätslevel" zu heben. Sie glauben, dass es das ultimative Wissensmanagement-Tool ist mit dem man Wissen in Projekten, zwischen Abteilungen und zwischen Tochterunternehmen austauschen und gemeinsam weiterentwickeln kann. Ich beobachte hingegen, dass MS Teams das Ausbilden von Micro-Silos fördert, die diesen Bestrebungen genau entgegen wirken. Das muss nicht sein. Hier zeige ich dir, worauf du achten musst und wie du dies in deinem Unternehmen verhindern kannst.
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Kommunikation in Microsoft Teams – So kannst du Mikrosilos und Kommunikationsprobleme vermeiden
Microsoft Teams wird in vielen Unternehmen als eine Art Wunderfalle für alle betrieblichen Aufgaben angesehen. Wenn man das Tool jedoch nicht korrekt anwendet und sich ausschließlich darauf versteift, besteht die Gefahr, dass dadurch Kommunikationsprobleme und Mikrosilos entstehen. Andere Tools, wie ein Unternehmenswiki können diesen Problemen entgegenwirken. Wie genau man die Bildung dieser Mikrosilos verhindern kann, erfährst du hier.
Ja, tatsächlich. Microsoft Teams verursacht Mikrosilos in vielen Unternehmen. Habe ich beobachtet, beobachte es immer wieder und, oh man, das muss echt nicht sein. Und was du dagegen tun kannst, erfährst du heute in dieser Folge.
Schön, dass du heute wieder dabei bist, um gemeinsam profitable Kundenbeziehungen zu erzeugen in deinem Unternehmen, zusammen mit deinen Mitarbeitern, die glücklich genau an dieser Aufgabe arbeiten. Ja, und toll, dass du heute wieder dabei bist. Bevor es losgeht, ich würde gerne einen persönlichen Austausch mit dir kommen. Das geht ganz einfach im Blickwinkel Kunde Club. Zum Beispiel bei einem Clubabend, der morgen Abend wieder stattfindet, melde dich einfach unter www.blickwinkel-kunde.de an. Verpass dann keine Chance mehr auf innovative und kreative Ideen, die du dort tanken kannst.
Ist Microsoft Teams wirklich die Allzweckwaffe unter den Tools?
So, zum heutigen Thema. Heute dreht sich alles Microsoft Teams. Das Wundertool, das dank extrem starkem Marketingdrucks, sage ich mal, während der Corona, Beginn der Corona-Krise, ziemlich stark in den Markt gedrückt wurde. Obwohl es, Achtung, jetzt kommt meine rein subjektive Meinung, es damals noch nicht wirklich so richtig fertig war. Wenn man es heute objektiv anguckt, ist es immer noch nicht so richtig fertig. Fertig bei Software ist eh so eine Sache, aber ich sage mal, zumindest gebrauchswertig. Aber egal, sehen wir mal den Tatsachen ins Auge. Extrem viele Unternehmen nutzen MS Teams im business Alltag und halten es für die universelle Lösung, das universelle Kommunikationstool, das universelle Wissensmanagement, die Lösung aller Probleme, wenn die Teamarbeit nicht klappt zwischen Teams, Abteilungen, Bereichen, im gesamten Office, Tochterunternehmen oder generellen Unternehmen. Und naja, Fakt.
Chatten, Meetings, Seminare, Zusammenarbeit und Kommunikation – was kann MS Teams eigentlich wirklich?
Schauen wir uns mal an, was kann Microsoft Teams? Also was kann das? Also auf der Seite steht, man kann chatten. O-Ton, vertreten Sie Ihre Meinung und sorgen Sie für gute Laune im Team mit individuellen GIFs, Aufklebern und Emojis in Gruppenchats oder persönlichen Nachrichten. Wer in diversen Projekten mit Teams arbeiten muss, da gibt es immer ein paar kreative Leute, die einen lustig zuspammen mit Nachrichten, die so viele Emojis haben. Ganz großartig. Aber nur weil ein Emoji drin ist, ist eine Nachricht nicht automatisch emotional und ganz tief ins Herz und ganz persönlich. Das muss man schon sehr geschickt machen. Ja, an die Mitte gibt es und so, könnten dabei helfen, Emojis auch, aber es ist kein Garant dafür. Das ist immer nur ein Werkzeug. Man muss gucken, wie man damit umgeht. Aber wie soll ich sagen, also die Chat-Funktionalität von Teams, alles gut. Man kann Chat-Kanäle aktivieren, kann man sich mit Leuten, kleine Teams festlegen, mit Projektteams kurz austauschen. Prima. Also wenn ich mir angucke, was man damit alleine für E-Mails sparen kann. Ich begleite Unternehmen jetzt seit, ich weiß nicht wie, doch, ich weiß nicht, seit wie Jahren, 22 jetzt fast, 22 Jahren. Und wenn ich mir angucke, welche Unternehmen schon vor, naja, fast 20 Jahren Chat-Systeme eingeführt haben, um E-Mail-Flut runterzudrücken und welche Effekte die damit erzeugt haben. Toll, dass es jetzt sozusagen in der Breite ankommt, weil Teams es mitliefert. Ich finde es gut. Chatten, Chat Kanäle, kann man eine Menge mit machen. Wenn man nicht denkt und sicherstellen kann, naja, ich spam da jetzt mal rein, dann habe ich es ja allen gesagt. Das halt nicht, aber eine kurze kleine Abstimmung in einem kleinen Team super Sache.
Ja was steht da noch auf der Seite über Microsoft 365? Was bietet es noch? Besprechungen. Starten Sie sofort einen Call über einen einfachen Klick im Gruppenchat. So versammeln Sie bis zu 10.000 Benutzer ganz gleich wie weit sie räumlich voneinander entfernt sind. Schön dass es funktioniert, wenn die Technik das erlaubt. Das Problem ist daran eher, dass ich sag mal dank Corona viele Veranstaltungen plötzlich ja von der realen Welt, Meetingraum, in die virtuelle Welt, Video-Calls verlegt wurden. Und man leider nicht so oft die Zeit genutzt hat, um sich darüber Gedanken zu machen, wie kann man das Ganze effizient gestalten. Also nur noch kurz zur Erinnerung, ich sage ja immer, nicht jede Entscheidung braucht ein Meeting. Das führt jetzt hier zu weit, das habe ich in schon ein paar anderen Podcast-Folgen erläutert, weil es reicht manchmal auch einfach einen Satz, zwei Sätze, drei Bullet-Points irgendwo hin zu schreiben, allen Kollegen zu sagen, schau mal drauf, wenn es dir gefällt, sag ja, dann ist es erledigt. Da braucht nicht jeder ein Meeting, man kommt zu einem Punkt, man kommt zu einem bestimmten Termin, einem virtuellen Raum, man redet nochmal drüber, im Zweifelsfall reicht das auch. Fünf Leute lesen drei Sätze und sagen, jawohl, stimmt, dann ist es erledigt. Aber egal. Also Videokonferenzen, sag ich mal, alles gut, kann man sinnvoll nutzen, wird oft sinnvoll genutzt, manchmal eben nicht, aber das Team ist unterstützt, das ist alles gut.
Weitere Punkte auf der Webseite ist Telefonieren. Telefonieren Sie direkt in Microsoft Teams oder lassen Sie sich anrufen mit der weiteren Funktion wie Gruppenanrufe, Cloud Voicemail und Anrufweiterleitung. Ja, großartig. Also in meiner Welt ist eine Videokonferenz sowas ähnliches wie Telefonieren, aber scheinbar mit mehr Leuten. Ab wann ist dann ein Telefonat, ein Gruppentelefonat? Okay, ab zwei. Ab wann ist dann ein Meeting? Egal, also man kann damit kommunizieren im Sinne von sich gemeinsam sehen oder im Fall nur Audio miteinander telefonieren alles gut.
Ist das Verwalten von Dateien über Teams effizient?
Ja und dann wird spannend dann kommt nämlich der punkt auf der Seite der sagt zusammen arbeiten, finden teilen und bearbeiten sie Dateien direkt in Microsoft Teams in Echtzeit und mit vertrauten Anwendungen wie Word, PowerPoint und Excel dass ich das gelesen habe gedacht arg und genau das ist nämlich nach meinem Verständnis die Wurzel allen Übels weil es geht darum Dateien zu finden teilen und zu bearbeiten und ich glaube Dateien sind und die Wurzel vielen Übels in vielen Unternehmen. Weil viele Unternehmen halten halt an Dateien fest. Man kommt daher, man hatte früher Abteilungslaufwerke, da lagen Dateien drauf und dann packt man es da halt rein. Also was war die Aussage? Sie können in vertrauten Anwendungen wie Word, PowerPoint oder Excel bearbeiten. Schauen wir uns doch mal Excel an. Also ich sag mal, wenn Excel im richtigen Sinne benutzt wird, um große Datenmengen zu berechnen, komplexe Berechnungen durchzuführen, das ganze relativ einfach für manche Leute sozusagen bedienbar zu machen. Super! Also ich habe damit schon mal Sachen, Projekte gemacht. Sensationell! Geht alles, alles toll, dafür ist es auch gemacht. Ich beobachte oft aber, dass scheinbar so Überlegungen stattfinden wie “Oh, da bräuchten wir jetzt mal eine Tabelle, na dann kann das nun in Excel passieren.” Und da wird praktisch Excel so als Zeichen- und Gestaltungstool für Tabellen missbraucht, so nach dem Motto “Tabelle”, sieht man schon am Icon, muss Excel sein, geht gar nicht anders. Aber das ist ein anderes Thema. Viel schlimmer ist eigentlich die Verwendung von Word. Wenn man sich ein Unternehmen anschaut, sozusagen, wenn irgendwelche Informationen mit anderen Kollegen geteilt werden sollen, dann muss man die irgendwie festhalten. Also das kann zum Beispiel sein ein Protokoll von irgendeinem Meeting, ein Memo, wo man mal eine Gedanken festhalten will, vielleicht ein Konzept oder eine Dokumentation von irgendeinem Prozess, einem Vorgang, keine Ahnung, einer Software. Dann wird oft Word benutzt. Man macht eine Datei auf und los geht’s. Und naja, wir sind große professionelle Unternehmen überall und die haben meistens professionell erstellte Vorlagen, die liegen dann irgendwo auf dem Sharepoint, die kann man sich runterladen oder irgendein Kollege hat das schon vor drei Jahren mal gemacht und diese Vorlage auf eine Abteilungslaufwerk abgelegt. Das verwenden dann alle in der Abteilung. Inzwischen hat sich die Vorlage aber auf dem zentralen Laufwerk wieder weiter verändert und so. Egal. Sorgt im Zweifelsfall nur dafür, dass die Vorlagen alle nicht so ganz konsistent sind. Ich übertreibe nicht hier. Das ist alles aus der Praxis. Das sehe ich jeden Tag so. Also dann werden sozusagen Vorlagen benutzt und dann geht es los. Also man nimmt sozusagen und sagt, oh ich möchte jetzt mal ein paar Grundgedanken, die ich mir gemacht habe zum Thema. Wo steht unser Unternehmen in 2030, warum entwickelt sich gerade unser Wettbewerb in Asien so stark? Blablabla. Möchte ich einfach mal festhalten. Also macht mal eine Word-Datei auf, nimmt im Zweifelsfall eine Vorlage, schreibt da einen Satz rein, drei Bullet Points und teilt das mit seinen Kollegen. Ja, so die Idee erlebe ich leider viel zu wenig. Also wenigen, ich sage mal, viele Leute scheinen das Gefühl zu haben, dass wenn ein Dokument nur ganz wenig Text enthält, dass es ja irgendwie komisch ist und fangen dann an, solche Dokumente aufzublenden. Dann gibt es erstmal die ganzen Vorlagen, die dafür gemacht sind, dass sie im Zweifelsfall 400 Seiten IT-Dokumentationen enthalten. Total unübersichtlich, riesen Inhaltsdateien, 17 Kapitel, Vorbereitung, Nachbereitung, warum, Gedanken, Analyse, etc. dabei will man eigentlich nur ein paar Gedanken festhalten. Und das führt dann oft dazu, dass ganz wenige Informationen auf extrem vielen Seiten in Dateien ausgewalzt werden. Weil man will ja seinen Kollegen auch zeigen und dem Management, dass man in der Zeit ganz fleißig war und viel Arbeit reingesteckt hat. Viel Arbeit ist immer eine große Seitenzahl, also kann man das damit beweisen. Das beobachte ich.
Wie effektive Kommunikation auch über einen anderen Kanal als Teams geführt werden kann
Und dabei liegt doch eigentlich in der Kürze die Würze. Also wenn man nur einen Satz zu sagen hat und vielleicht drei Bullet Points und darunter eine Entscheidung A oder B, liebe Kollegen, sagt man was, dann kann man das doch machen. Dann ist das vielleicht eine dritte Seite in einem Word Dokument, aber man könnte es wieder mal hinschreiben. Passiert aber nicht. Man bläst manchmal auf. Und das ist sozusagen schon das beobachtete Grundübel in Dateien, die ich finde. Es gibt einen so einen Witz unter Suchmaschinenoptimierern. Suchmaschinenoptimierer sind die, die dafür sorgen, dass im Zweifelsfall die Webseite deines Unternehmens, wenn ein Kunde nach bestimmten Stichworten sucht, möglichst weit oben steht. Und dieser Witz lautet “Wo versteckt man am besten eine Leiche?” Die Antwort ist bei Google auf Seite 2. Also wenn dein Unternehmen bei den Suchen deiner Kunden erst auf Seite 2 erscheint, ist es so ähnlich wie als wenn man seine Leiche versteckt hätte. Die wird nämlich niemand finden, weil da kommt niemand vorbei. Weil die Leute, die klicken auf die Ergebnisse auf der Seite 1 und fertig. Wenn ich von niemanden spreche, meine ich natürlich nicht niemand, sondern ein verhältnismäßig verschwunden geringer Teil.
Die Gefahr von Mikrosilos, die durch Verwendung von Microsoft Teams entstehen
Also und genau das ist nämlich das Problem bei der Zusammenarbeit über Dateien. Wenn Leute innerhalb von Projekten, Abteilungen, Zusammenarbeiten das Ganze mit Dateien verwenden, dann passiert nämlich genau sowas. Die Dateien werden erstellt, dann in SharePoint abgelegt oder auf einem Laufwerk, sind teilweise wenig verschlagwortet bis gar nicht, teilweise haben sie hanebüchene Dateinamen und man macht mal eben schnell und dann steht das da drin und dann steht da sowas drin wie “Konzept für XY, Konzept für XY final, Konzept für XY final für Vorstandspräsentation am Datum, zweite Version.” Da hat man ganz viele Dateien, weil die wenigsten Leute damit arbeiten, mit Historisierung von Dateien und dann passiert manchmal komisches Zeug. Jedenfalls liegen die Dateien dann irgendwo in der Cloud und der nächste Kollege sucht die dann und denkt so, Moment, ich habe mir jetzt Gedanken gemacht über, keine Ahnung, warum unser Wettbewerb in Asien gerade wächst oder wie unsere Unternehmen 2030 aussehen könnten, sucht danach auf den Laufwerken und hat die Hoffnung, dass er da irgendwelche Gedanken vielleicht von Kollegen findet, die er in seinen Gedanken mit berücksichtigen kann. Und ja, also da gibt es zwei Möglichkeiten. Er findet die Datei, die da schon liegt, liest sie durch, arbeitet mit den Gedanken weiter, halleluja, dann hat es funktioniert. Oder B, er findet die Datei nicht. Also das kann zum Beispiel daran liegen, weil sie in einem anderen Sharepoint liegt, anderer Server, anderer Bereich, andere Restriktionen. Berechtigung darf gar nicht auf dieses Projektlaufwerk zugreifen, weil es ist ja nur für das Projekt, nicht für den Rest des Unternehmens. Damit liegen da vielleicht Informationen, die er gebrauchen könnte, um weiterarbeiten zu können, aber sieht die halt nicht, findet die nicht und fängt dann halt wieder von vorne an. Und das ist das, was ich oft beobachte. Es tut mir in meiner Seele weh, weil das müsste eigentlich gar nicht sein, weil eigentlich könnten die Dateien ja offen und transparent für alle zugänglich sein, wenn es denn irgendwie geht. Viele Projekte sind gar nicht so streng geheim innerhalb eines Unternehmens, wie man oft denkt, aber SharePoint macht es halt ziemlich einfach sich abzuschotten und das ist genau das, was ich meine mit “die fördern Mikrosilos”. Weil man macht erstmal ein Projekt auf und bevor wir das hier erarbeitet haben, wir wissen gerade auch noch nicht so genau, wo es hingeht. Nicht, dass der Vorstand nachher reinkommt und uns dann, ja, ja, ja, besser schotten wir uns mal ab. Und schon beginnt der Ärger. Wenn man sich einmal abschottet, bleibt es so und dann liegen da die Dateien drin und die werden nie wieder geöffnet gefühlt. Und dann, naja, dann liegen da halt viele Informationen brach, an die keiner rankommt und deswegen die Dateien nicht mehr findet.
Kommunikativ, produktiv, effizient? Wie wird Teams bei euch genutzt?
Ja, wie ist das bei dir? Nutzt du Teams in deinem Unternehmen und klappt das? Ist das besser sozusagen mit Dateien zu arbeiten oder gibt es da andere Lösungen? Ja, Teams sagt auch von sich, dass sie auch eine Wiki-Funktionalität haben, aber ich würde sagen, da hat die Marketingabteilung gesagt, wir brauchen noch irgendwas bitte, liebe IT, wo wir Wikis dran schreiben können, weil das scheint gerade aktuell zu sein. Das macht keinen Spaß und tut echt ein bisschen weh in der Benutzung. Deswegen gehen wir davon aus, und Sie sagen es ja selber, wir sind dafür da, um Dateien zu erstellen, zu bearbeiten in unseren Tools.
Ich glaube, die Zusammenarbeit über Dateien fördert Mikrosilos, weil sie irgendwo liegen und man nicht so richtig reinschaut. Es gibt immer das Hemmnis, Moment, jetzt sehe ich da 20 Dateien, jetzt müsste ich die alle einzeln öffnen, mal reingucken, durchlesen, schwierig, lass ich mal. Und das beobachte ich immer wieder und das ist für mich der Grund, warum Teams diese Mikrosilos fördert. Alle Unternehmen reden davon, oh wir haben Silos zwischen unserer Abteilung, Marketing spricht nicht mit Vertrieb, die Buchhaltung spricht nicht mit der IT, da haben sie sich total verstritten. Ja genau, das ist schon ein Problem. Wenn jetzt aber sozusagen auch noch alle anfangen kleine Mikrosilos zu bauen, das Subteam in der Abteilung so und so macht einen eigenen Sharepoint Bereich, der abgeschlossen ist für sich, wird das nicht besser. Und das wird durch den Umgang mit Dateien definitiv gefördert.
Diese Vorteile kann dir das Implementieren eines Wikis bringen
Deshalb meine Bitte, schau dich doch mal um. Schau dir mal an, was digitale Zusammenarbeit über Abteilungsbereiche und Projektgrenzen innerhalb von Unternehmen, wie man das auch noch anders machen kann. Zum Beispiel, ich empfehle da ja immer Unternehmenswikis, weil da kommen Informationen rein, man kann sie extrem leicht finden, sie sind auf Webseiten, ja es ist ja egal, ob man sie auf einer Wordseite sieht, die wird in irgendeiner Umgebung in einem Browser eröffnet, was ja auch schon so ist oder einfach nur im Browser. Es fühlt sich ja relativ ähnlich an, wenn man dazu bereit ist. Man findet die Sachen relativ einfach. Das Abschotten ist nicht so einfach, weil es von Anfang an eigentlich berücksichtigt ist, dass man Offenheit und Transparenz lebt. Und man findet die Gedanken von Kollegen aus anderen Abteilungen einfacher und kann dann sehen, ach guck mal, der hat dann das geschrieben, ich telefoniere mit dem. Kann man ja machen, man kann mit dem chatten vielleicht, wenn man Teams hat. Alles gut. Oder man kann mit den Gedanken weiterarbeiten, vielleicht noch was dazu kommentieren. Alles ganz einfach.
Also, ich würde dir empfehlen, wenn du sagst, das klingt irgendwie spannend, hör doch mal in meine Podcast-Folgen rein. Also ich habe zwei dazu, die ich dir ans Herz legen würde. Die eine heißt, warum ein modernes Intranet dein Produktivitätsbooster sein kann. Das habe ich da Intranet genannt. Dahinter ist eine Wikitechnologie eines Unternehmenswikis, in dem ich ganz gut erkläre, warum das sehr nützlich sein kann und warum man damit solchen Silos zwischen Abteilungen, Silos zwischen Tochterunternehmen und Mikrosilos innerhalb von Abteilungen entgegenwirken kann. Und dann gibt es noch eine Folge, das ist die 15, also die andere war gerade 14, das ist die 15, die heißt “Was kostet ein modernes Intranet?” Also was kostet ein Unternehmenswiki, kannst du da auch hinschreiben. Beantwortet das Thema Kosten. Weil Kosten ist oft so das Ding. Teams ist nun mal schon da, hat die IT irgendwie gekauft, dank Marketingdrucks irgendwie bekommen, jetzt ist es zack da. Deswegen kostet es ja nichts mehr. Okay, alle anderen Lösungen würden ja was kosten. Nein. Also es gibt Open Source Lösungen, mit denen man eine ganze Menge tolle Sachen machen kann, die kosten keinen Cent. Also, möchte ich nur mal sagen.
Und wenn du jetzt denkst, irgendwie spannend, möchte ich mehr darüber wissen, sprich mich einfach an. Also schick mir gerne eine E-Mail an oliver@blickwinkel-kunde.de und lass uns mal austauschen. Vielleicht fällt mir was ein, vielleicht habe ich direkt eine Lösung aus einem meiner Projekte, die dir helfen können oder vielleicht, ja man weiß nie, vielleicht. Lass uns einfach reden.
Also wenn du Mikrosilos entgegenwirken willst in deinem Unternehmen, lass uns drüber reden. Nur eine Möglichkeit dazu ist zum Beispiel morgen Abend beim Clubabend im Blickwinkel Kunde Club melde ich einfach an unter Blickwinkel-Kunde.de und lass uns Ideen austauschen.
Ja, das war’s und ich hoffe ständig, dass du ein paar Gedanken mitnehmen konntest und beim nächsten Umgang in MS Teams mal darüber nachdenkst, muss das jetzt eine Datei sein, könnte man es anders machen und wenn ich das jetzt in diese Datei schreibe, versenke ich damit die Information in einem Sharepoint, das mir manchmal so vorkommt wie das Ende von Indiana Jones 1, wo die die Bundeslade in so eine riesige Halle reinschieben mit ganz ganz ganz ganz vielen Kisten. So ähnlich habe ich manchmal den Eindruck, wenn ich mir manche Sharepoint-Ordner angucke.
So, das war das Wort zum Sonntag. Ich danke dir sehr für deine Aufmerksamkeit, freue mich auf dein Feedback und sage mal
bis bald.
Dein Oliver.
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sehr gekonnt, eloquent und immer mit einem Augenzwinkern
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