Willst du wissen, was du investieren musst, um die Produktivität deiner Mitarbeiter mit Hilfe eines modernes Intranet deutlich zu verbessern? Dann ist das hier genau deine Podcastfolge, die du dir direkt anhören solltest.

Die Kosten eines modernen Intranets hängen von diversen Faktoren ab, die ich dir in dieser Folge nennen. Ich gebe dir Tipps, worauf du bei der Einführung achten solltest und was Kostenfallen sein können. Außerdem nenne ich dir Beträge in €, die dir für eine erste Abschätzung helfen können.

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Was kostet ein modernes Intranet?

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Der Inhalt dieser Podcastfolge zum Lesen

Es hat mich ziemlich überrascht muss ich sagen, die Resonanz auf die letzte Folge zum Thema modernes Intranet (Warum ein modernes Intranet dein Produktivitätsbooster sein kann?), wo es darum ging, wie sozusagen die Produktivität eines Unternehmens gesteigert werden kann, wenn man ein Intranet hat und das Ganze auch modern, also Social, benutzt und die Möglichkeiten, die damit verbunden sind. Und ich habe erstaunlich viel Resonanz bekommen wo Leute mir gesagt haben: “Das hört sich spannend an, aber das ist doch bestimmt total teuer, das kann ich mir gar nicht erlauben, wir sind nur 50 Mitarbeiter im Unternehmen”. Dann habe ich mir gedacht: Gut, ich mache einfach meine Folge dazu, weil, dann brauche ich es nicht jedem einzelnen zu erklären und so kann ich es ein bisschen ausführlicher machen.

Was kostet ein modernes Intranet?

Also, ich widme mich in dieser Folge einfach mal der Frage, was kostet so ein modernes Intranet und hoffe einfach mal, dass ich euch damit die Frage beantworten kann. Wenn nicht, meldet euch einfach, dann beantworte ich sie gerne, wenn ich kann oder ich besorge euch eine Antwort. Also, die Frage, was muss ich investieren, um mein bestehendes Intranet aufzurüsten oder was kostet mich ein neues? Das war so häufig die Frage. Sprich, wenn ich ein Werkzeug haben will, mit dem meine Mitarbeiter besser arbeiten können, was kostet es mich und kriege ich da was raus, lohnt sich das Ganze? Gut, dann will ich die Frage einfach mal beantworten. Also, typisch Radio Eriwan, die Frage kann man die einfach so beantworten? Dazu gebe ich einfach mal eine Frage zurück: Was kostet ein Auto? Ja genau. Bei der Frage “Was kostet ein Auto?” schüttelst du wahrscheinlich gerade den Kopf und denkst: “Ja Moment, das kann man ja nicht so einfach beantworten, das hängt ja davon ab, was ist das für ein Auto, handelt es sich da um einen kleinen Stadtflitzer, der schon irgendwie die besten Tage hinter sich hat oder ist es vielleicht ein Aston Martin, der in den siebziger Jahren mal in einem James-Bond-Film gespielt hat, ein Originalauto, das ist ja total preislich unterschiedlich und je nach den PS und bla und wie neu und Elektro oder hybrid. Genau, das ist die Antwort. Das kann man eben nicht so einfach sagen. Ich werde euch aber hier in der Folge mal sagen, von welchen Parametern das Ganze alles abhängt, was du tun kannst, damit es im Zweifelsfall günstiger für dich wird. Und ich gebe am Ende der Folge auch definitiv mal Zahlen raus, damit du eine Abschätzung machen kannst, was kostet mich das, auf Heller und Pfennig. Aber, ist halt eine Abschätzung. Okay. Also. Die Frage kann man deswegen nicht so einfach beantworten, aber ihr werdet sehen! Also noch mal: “Was kostet ein modernes Intranet?” Hängt unter anderem davon ab, ob ihr schon eines habt und ob man das eventuell modernisieren kann oder ihr schon eines habt, aber es einfach nur anders benützten müsst, was vielen vielleicht nicht bewusst ist. Weil, ich sehe da draußen Intranetsysteme, die technisch die perfekte Basis sind, um die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter zu verbessern, es wird aber ungefähr so benutzt wie eine Schwarzes Brett. Also extrem wenig interaktiv und die ganzen Möglichkeiten werden nicht ausgenutzt, das kann auch sein. Gehen wir mal davon nicht aus, sondern gehen wir davon, dass ihr kein Intranet habt oder ein total veraltetes und einfach eine neues aufbauen müsst.

Wie setzen sich die Kosten für ein Intranet zusammen?

Kostenpunkt: Konzeption

Dann ist die Frage, wie setzen sich denn da die Kosten zusammen? Also erster Punkt ist, sage ich mal, die Konzeption. Das erscheint ein bisschen komisch, weil Berater, also so Leute wie ich im Zweifelsfall, wollen dann einfach immer erst mal Konzepte verkaufen, und das ist Quatsch! Also, ich bin nicht jemand, der viel PowerPoint und Paperware produzieren muss, auch, aber es ist wichtig, dass man vorher drüber nachgedacht hat und das dann sinnvoll umsetzt und nicht einfach mal so rummacht und mal hier was probiert und da was probiert, sondern es durchaus Sinn, dass man sich vorher mal Gedanken über das Konzept macht, was will ich genau erreichen, wem will ich welche Arbeit abnehmen et cetera. Man muss dabei aber natürlich nicht alles ausdefinieren bis zum letzten Punkt. Viel wird auch während der Arbeit dann passieren, geschenkt, aber so die Grundprinzipien müssen klar sein. Wer kommuniziert, ist es okay, wenn der Vorstand dann Nachricht und Mitarbeiter das kommentieren oder linken dürfen. Also Punkte, die muss man vorher abhaken, dauert nicht lang, sollte man aber getan haben. Also, ein wichtiger Kostenfaktor ist Konzeption, je nachdem, wie aufwendig man die treibt, umso länger kann sie dauern.

Kostenpunkt: Ausschreibung

Dann ist die Frage, müsst ihr eine Ausschreibung für die Softwarelösung? Das heißt, müsst ihr den Markt evaluieren und erst mal gucken, welche Version gibt es da, was gibt es für Softwarelösungen, die man nutzen kann. Eine offizielle Ausschreibung, gerne auch europaweit machen, Ausschreibungsunterlagen vorbereiten, Angebot sicher, reinkommen, wieder sichten et cetera, ist ein ziemlicher Aufwand. Man kann sich aber auch im Zweifelsfall auf den Rat eines Experten verlassen und sagen: “Ich habe diverse Systeme gesehen, ich habe es mehrfach evaluiert, ich habe mehrere Ausschreibungen durchgeführt, guckt euch mal dieses bitte einmal an und ich glaube, dass das eure Lösung sein kann.” Das spart natürlich so eine Ausschreibung. Wenn man dazu gezwungen ist, eine Ausschreibung zu machen, muss man das halt tun, das ist ein ziemlicher Aufwand. Ihr kennt das aus euren Ausschreibungsprojekten, dieser Aufwand kann relativ groß sein. Das könnt ihr einsparen, indem ihr das im Zweifelfall weglassen könnt.

Kostenpunkt: Einführungsprojekt

Dann, ein weiterer Kostenblock ist halt das Einführungsprojekt. Also, ihr müsst euch sozusagen über die Nutzung ein Konzept machen. Wie soll es genutzt werden und vor allen Dingen, ihr müsst euch über den Rollout ein Konzept machen. Ihr müsst euch Gedanken über die Durchführung des Projekts machen, wer macht es, wer ist dabei et cetera. Das Projektmanagement ist nicht zu vernachlässigen, weil gerade so ein Intranetprojekt bindet ziemlich viele Leute ein, Viele Abteilungen, viele Leute wollen mitreden, was auch gut ist, man muss es halt nur koordinieren, was einen ziemlichen Projektaufwand bedeutet. Die Frage, die zusätzlich ziemlicher Kostenfaktor sein kann ist, wie viele und welche internen Mitarbeiter sind am Projekt beteiligt. Und sind die da zu 100 Prozent sozusagen freigestellt oder nur teilweise? Du musst dir die Fragen stellen, welche Vorbildungen und welche Fähigkeiten haben diese? Also ich sage mal, haben die Ahnung von Webtechnologie oder googeln die praktisch jede Webseite, die sie irgendwie haben wollen, erst mal per Google, um dann auf das erste Ergebnis zu klicken. Also sprich, haben die ein Grundverständnis von Webtechnologien, haben die das schon mal gemacht, kennen die sich mit Webseiten aus, wissen die, was HTML ist. Was nicht heißt, dass man programmieren muss oder wenigstens ein Grundverständnis. Die Frage ist, welches Grundverständnis haben deine Leute, die das Projekt machen. In der Kommunikation sage ich mal, die offizielle Unternehmenskommunikation, aber auch die normale zwischenmenschliche Kommunikation im Unternehmen, wie stark sind da dann da deine Leute, die beim Projekt mitmachen wollen. Sind das Diplomaten oder sind das eher so Leute, die sagen: “Das ist mein Projekt, ich mache das jetzt und wenn es fertig ist, könnt ihr alle mal gucken”, oder sind die sehr diplomatisch unterwegs, binden viele Leute ein, das kann sehr entscheidend sein, wenn man diesen Skill, Kommunikationsskill hat, um für den Erfolg des Projekts zu sehen. Die Frage ist, wie viel Zeit können die für das Intranet aufwenden? Also sowohl für das Projekt als auch für den Rollout als auch für die Begleitung nachher, wenn es schon läuft und ausgerollt ist. Sind die zu 100 Prozent abgestellt oder haben die eigentlich schon 120 Prozent Arbeitsauslastung und kriegen mit diesem Projekt noch mal zehn Prozent, 20 Prozent oben drauf? Das macht eine ganze Menge aus. Themen wie Datenschutz, Abstimmung mit Betriebsräten, mit Personalabteilung et cetera, wer übernimmt das, machen das die internen Leute, macht das ein externer Berater, den man dazukaufen muss? Das ist halt ein riesen Kostenblock. Also wie ich gesagt habe, Thema interne Mitarbeit, wie viele Leute kannst du freistellen, welche Skills haben die, können die das, was gefordert wird oder muss man die erst schulen. Oder sagt ihr, Rollout ist mir egal, ich kaufe mir Experten ein, die mir das Ding dahin bauen und wenn es fertig ist, dann übernehmen die Internen. Das sind so die beiden Pole links oder rechts. Ich bin immer ein Freund vom Mittelweg, also das ganz extern bauen zu lassen und dann das zu übernehmen, halte ich nicht für so glücklich. Ich finde, es ist gut, wenn die internen Leute schon direkt herangeführt werden und die internen Mitarbeiter lernen, wie das funktioniert, wie es entstanden ist und dann auch die ganzen Philosophieentscheidungen zwischendurch im Rahmen der Konzeption mitbekommen.

Kostenpunkt: Rollout

Ein weiterer Punkt ist das Thema Rollout. Wie läuft das? Wie wird das Intranet ausgerollt? Ein Big Bang und es wird umgeschaltet und ab dem 01.06. haben wir unser neues Intranet, geht bitte auf die Seite, die ist in eurem Browser voreingestellt. Bam! Jetzt mal nutzen, viel Spaß! Oder läuft es mehrstufig? Also, was ich zum Beispiel empfehlen könnte ist, man hat die Projektgruppe, die schon mit dem System arbeitet, wenn das dann einigermaßen funktioniert, erweitert man das um freiwillige Tester, macht die Gruppe halt größer, sorgt dafür, dass die halt aus allen möglichen Unternehmensbereichen kommen und dann können die schon mit dem System das sozusagen mal anfassen, mal probieren, mal testen. Und dann der Launch sozusagen in der eigenen Firma. Es gibt aber Firmen, die haben mehrere Standorte, da rollt man erst mal im Standort aus, rollt man erst in einem Land aus, rollt man in einer speziellen Tochterfirma aus, kommt das System dann vielleicht von Tochterfirma von Tochterfirma, oder von Land zu Land? Das muss man sich genau überlegen. Und das hat auch einen ziemlichen Effekt auf den Aufwand, den man da treiben will.

Kostenpunkt: kontinuierliche Begleitung

Dann ein Kostenblock, der häufig vergessen wird, ist die kontinuierliche Begleitung. Ich sage mal, ein Punkt ist die Schulung der Mitarbeiter. So moderne Intranetsysteme, glaubt mir, die sind wirklich extrem einfach zu benutzen. Also, es gibt da auch Lösungen inzwischen, da steht dann einfach ein Touchscreen zum Beispiel in der Kantine oder am Werkseingang, da kann man dann sich die neuesten Nachrichten angucken und ein bisschen interagieren. Das ist schon gut, und dazu braucht man auch wirklich nicht große Vorbildung oder keine Schulung. Bei manchen Sachen ist eine Schulung vielleicht nicht schlecht oder allein, um die Philosophie zu verstehen. Warum ist es gut, mit Hilfe dieses Systems mit den Kollegen zusammenzuarbeiten, was haben die davon, was habe ich davon? Und was spart mir persönlich Arbeitszeit durch die Nutzung von et cetera? Das sind Sachen, die man nicht durch ein paar Poster und ein kleines Filmchen mal beim Launch erklären kann, sondern das müsste man halt schon ein bisschen schulen. Ob das eine Präsenzschulung ist et cetera, muss man gucken. Aber gerade so Schulung der Mitarbeiter kann ein ziemlicher Kostenblock sein. Hängt aber davon ab, wie begeistert sich die Mitarbeiter draufstürzen, ob die sagen, wieder ein System, das uns nichts bringt und nur Arbeit kostet oder wo die relativ schnell durch geschickte Kommunikation mitbekommen, das nimmt uns Arbeit ab, die Arbeit, die wir jetzt mal gerade einsparen investieren wir darin, um das System kennen zu lernen, bedienen zu lernen. Also, zur Schulung der Mitarbeiter, die Frage ist, welchen Aufwand steckt ihr da rein, Hilfen zu erstellen, also Hilfesysteme für die Mitarbeiter, kurze Schulungsvideos, die sie sich angucken können, wenn die eine Frage haben, wie stelle ich meine Inhalte ein, gibt es da halt eine Frage, also die typischen FAQs, also Fragen und Antworten, wie stelle ich einen Inhalt ein, klicken da drauf und dann kommen da drei Sätze plus ein kurzes Video, eine Minute, und das ist dann erklärt und man weiß genau, wie es funktioniert. Solche Inhalte müssen halt auch erstellt werden. Ein Punkt, der häufig total vergessen wird beim Kostenblock ist die kontinuierliche Motivation der Mitarbeiter. Das heißt, es braucht dafür eine Gruppe von Multiplikatoren, häufig Evangelisten genannt, die im Unternehmen sehr vernetzt sind und immer wieder die frohe Botschaft verkünden. Also die frohe Botschaft im Sinne von “Wir haben da ein Intranet, das ist da, um jedem von euch die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, euch zu entlasten und glaubt uns, das funktioniert, und zwar so: Also die, die praktisch immer Ohren auf haben in allen möglichen Abteilungen, Bereichen, Tochterfirmen und immer wieder mitkriegen, da gibt es Leute, die wollen es nicht nutzen weil/ Und dann mit denen sprechen, warum nicht, das ist halt so eine Gruppe der Multiplikatoren, die die ganze Zeit die Motivation der Mitarbeiter hoch halten. Das wird oft in der Konzeption von solchen Intranetprojekten total vergessen, weil man sagt, Intranet ist ein Softwaresystem, das ist ein typisches IT-Projekt, da machen wir ein Budget für, dann wird es ausgerollt, dann gibt es nachher noch eine Schulung und dann ist fertig. Und das ist eben nicht so. Also, der richtige Hebel, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, wird halt erst umgelegt, wenn man auch dafür sorgt, dass die Leute es langsam immer mehr verstehen und auch immer mehr nutzen. Und das ist halt Aufwand. Den kann man nicht unbedingt ins Projekt stecken, sondern muss man nachher nach Projektabschluss in der Linie funktionieren. Also wichtig ist, dass ihr da genug Zeit einplant. Die Frage ist natürlich wieder, wer macht das, wer macht das neben seinem Job sozusagen, wenn er schon 100 Prozent Auslastung hat, wer macht dann noch die 20 Prozent, die oben draufkommen, oder stellt ihr dafür Leute explizit ein oder braucht ihr externe Unterstützung, das macht natürlich eine ganze Menge Kostenunterschied. Es ist aber nicht schwierig, man kann es auch selber machen. Es ist aber extrem wichtig, weil so ein modernes Intranet ist nichts, was man einfach irgendwie einführt, schult und zack ändert sich die gesamte Organisation, wie sie arbeitet und erkennt plötzlich zu 100 Prozent die neuen Möglichkeiten. Das ist ein Prozess. Also klassischer Weise ist es ein Change-Thema. Und das muss man sehr gut konzipieren und muss man ausführlich begleiten. Kann man intern machen, kann man sich auch externe Hilfe dazu holen, kann es auch teilweise von Externen unterstützen lassen, muss man halt schauen, das macht alles Kosten aus.

Kostenpunkt: Weiterentwicklung

Ein weiterer Kostenpunkt ist die Weiterentwicklung. Wie sieht es denn aus mit der kontinuierlichen Anpassung? Es gibt Anforderungen aus den Fachbereichen, Anforderungen aus der Abteilung, die sagen: “Ah, das ist schon ganz schön, aber wir könnten uns vorstellen, wenn wir so und so eine Funktion hätten, wird uns das noch mehr Arbeit abnehmen. Wer kümmert sich drum, wer nimmt diese Anforderung auf, wer konsolidiert die, wer schaut mal am Markt, ob es vielleicht Plugins gibt. Also Plugins, das sind so Softwaremodule, die man praktisch auf so bestehende Intranetsysteme installieren kann und dann haben die halt mehr Funktionen. Nur, das muss man halt schauen. Welche gibt es, gibt es überhaupt welche, man muss die testen. Mal gucken, ob es funktioniert, hat es vielleicht Quereffekte auf andere Funktionen, die dann irgendwie plötzlich nicht mehr funktionieren, das muss man halt machen. Was passiert bei der Weiterentwicklung, wenn man ein Intranetsystem von der Stange genommen hat, was ist mit einer neuen Softwareversion, die entwickeln sich ja auch kontinuierlich weiter und bringen automatisch neue Funktionalitäten mit. Nur, das muss man halt auch angucken. Man kann nicht einfach hingehen und die neue Version installieren, sondern man muss natürlich schon schauen, passt das in unserem Kontext, und wenn ja, was ändert sich durch die neue Version, müssen wir dann ja wieder die Schulungsmaterialien anpassen, müssen wir irgendwie eine E-Mail schreiben an alle Mitarbeiter, E-Mail ist natürlich lustig, wenn man so ein Intranet-Junkie ist, versucht man ja weniger E-Mail zu schreiben, sondern versucht eher, innerhalb des Intranets eine Seite anzulegen. Also wie auch immer. Also, eine Seite im Internet anlegt und da alle Änderungen der neuen Version auflistet und sagt: “Guck mal, wenn ihr das genutzt habt, so ist das jetzt demnächst in der neuen Version so”, das muss halt jemand tun. Wer tut das? Muss man sich Gedanken drüber machen. Neue Funktionen, neuer Schulungsaufwand. Na ja, aber keine Angst, heutige moderne Intranetsysteme sind so weit ausgereift, dass man die damit echt out of the box installieren kann und hat unglaublich viele Funktionen. Also auch unglaublich stabile Funktionen, die viele Leute relativ schnell verstehen und auch super schnell benutzen können. Also ich sage mal, wer in seiner täglichen Arbeit Word benutzt, kann damit sofort loslegen, ist überhaupt gar kein Problem. Also, um die Zusammenarbeit mit Kollegen standortübergreifend oder tochterunternehmensübergreifend zu machen, ist es überhaupt kein Problem. Da installiert man die Software, konfiguriert ein bisschen, ändert ein bisschen die Farben, stellt das Logo ein und schon sieht es aus wie das eigene Intranet. Und die Funktionen, die da drin sind, sind toll.

Kostenpunkt: Wie flexibel bist du in deinen Anforderungen?

Die Frage ist, ein riesiger, riesiger, riesiger und oft unterschätzter Kostenpunkt ist, wie flexibel bist du oder ist dein Unternehmen mit deinen Anforderungen. Also, habt ihr Anforderungen und sagt: “Wir müssen unbedingt aber rechts oben ein kariertes Maiglöckchen haben, das sich dreht und folgende Funktionen hat?” Ich übertreibe ein bisschen. Aber, besteht ihr bei so Anforderungen auf genaue Umsetzung oder sagt ihr, wir wollen das und das damit erreichen, also zum Beispiel, es soll eine Möglichkeit geben, dass der Vorstand seine Neuigkeiten in das System einpflegt und dann gibt dann gibt es halt eine Möglichkeit, dass andere Leute darauf reagieren können et cetera oder eben nicht. Das ist einfach eine Anforderung. Es kann aber durchaus so sein, dass es manche Sachen einfach nicht gibt. Die sind in der Standardsoftware noch nicht entwickelt. Klassischer Weise, ich bin jetzt seit 18 Jahren IT-Projektleiter, habe viele Projekte da gesehen und das, was vielen, vielen Unternehmen das Kreuz bricht sind, sind Anforderungen. Weil oft behauptet wird, unser Unternehmen ist was ganz Besonderes, wir haben hier einen ganz besonderen Prozess und der muss exakt so abgebildet werden, ansonsten geht das gar nicht. Und ich verspreche euch, es geht nicht gar nicht, sondern es geht immer. Es geht immer ein bisschen anders, da muss man sich vielleicht ein bisschen anpassen und den internen Prozess ein bisschen anders machen. Aber, wenn man eines nicht tun sollte, dann sich eine Standardsoftware einkaufen und dann einfach sagen: “Nein, die müssen wir jetzt verbasteln, also da müssen wir unbedingt was dran rumprogrammieren und wir brauchen alle ganz viele neue Sonderfunktionen”, tut das nicht. Also die Systeme, die ihr installieren könnt, die kann man einfach kaufen, die beim Installieren ein bisschen anpassen und dann kann man damit total viel machen. Guckt euch genau die Anforderungen an, die ihr habt und seid so flexibel zu sagen: “Okay, die vier Anpassungen, die können wir programmieren lassen, verbauen uns damit aber die ganze Software. Im Zweifelfall haben wir wieder ein Theater, wenn ein Update kommt.” Lasst das weg! Macht das nicht! Sondern überlegt, können wir damit leben. Ich empfehle euch, seid flexibel und guckt mal einfach, reichen vielleicht 80 Prozent eurer Anforderungen für den Start? Und dann guckt ihr nachher, wie kann man damit umgehen? Ich bin fest davon überzeugt, das ist ein riesiger Hebel. Fangt nicht an, alle Anforderungen vorher zu analysieren, umzusetzen und dann die Software zu verbasteln. Nehmt sie, wie sie ist, nehmt sie out of the box! Das ist mein persönlicher Tipp. Die Frage ist aber, seid ihr so flexibel, das zu tun? Wenn ihr so flexibel seid, super! Oder wollt ihr eher darauf bestehen und sagen: “Die Funktion muss unbedingt so sein!”? Hängt davon ab, das macht einen riesigen Kostenblock. Oder seid ihr eher pragmatisch? Also könnt ihr sagen, dass ihr einfach sagt: “Ich möchte, dass ihr schnell und unkompliziert die Zusammenarbeit innerhalb unseres Teams, unserer Abteilung, unseres ganzen Unternehmens verbessert. Und mit 80 Prozent Umsetzung aller unserer Wünsche sind wir mehr als begeistert, wenn wir das Ding schnell auf die Straße kriegen.” Weil glaubt mir, der Hebel, den das ganze Ding bewegen kann, der die Zeit, die eingespart wird, durch unsinnige Abstimmungsarbeiten, das Schreiben von Meetingprotokollen, von standortübergreifender Terminabstimmung, wo es verschiedene Kalendersysteme gibt, die nicht miteinander sprechen und so, das sind riesen Hebel, wenn ihr die aushebelt. Und deswegen empfehle ich euch, seid flexibel, nehmt eure Anforderungen, guckt, was kann man mit Standardsoftware abbilden und nehmt die Software, die den größeren Teil eurer Standardanforderung abbildet, fertig, und startet damit und lebt damit und erlebt sozusagen wie ihr eure Produktivität steigert.

Kostenpunkt: Betrieb des Intrantes

Ein weiterer Kostenblock ist der Betrieb. Das heißt, wo läuft diese Software? Dazu braucht man im Zweifelsfall Server, Hardware, die müssen ein Netzwerk haben, die müssen in Rechenzentren stehen, da muss ich jemand drum kümmern. Kann man entweder selber betreiben mit seiner eigenen IT-Mannschaft im eigenen Rechenzentrum, ist ein riesen Kostenblock. Oder man kauft dieses Ding einfach gehostet. Das heißt, die Server, die eigenen, stehen im Zweifelsfall in einem anderen Rechenzentrum, die werden da von den Leuten betreut und ihr zahlt einfach eine monatliche Gebühr und die kümmern sich da drum, dass die Dinger funktionieren. Müsst ihr gucken, ist eine Philosophiefrage. Will ich das lieber bei mir im Haus stehen haben oder reicht mir ein deutscher Server nach deutschem Recht und Datenschutz und alles abgestimmt in einem professionellen Rechenzentrum, wo ich halt einen Zugriff drauf habe, keine anderen, und alles genau abgesegnet ist. Ist ein Kostenfaktor, muss man einfach betrachten.

Kostenpunkt: Lizenzkosten oder lieber Open-Source für dein Intranet?

Das, was jetzt auch noch dazu kommt sozusagen, sind Software- und Lizenzkosten, die man im Zweifelsfall braucht. Also wenn man so eine professionelle Software kauft, kostet die Lizenzkosten. Ihr könnt auch Open-Source-Software nehmen, die es sicherlich gibt, die auch erstaunlich gut ist manchmal. Da muss man halt einfach schauen, was nehme ich, was passt besser für mich und mein Unternehmen. Das kann man nicht pauschal beantworten, das ist ja eben die Frage, was kostet ein Auto? Das muss man alles beleuchten, ist nicht so kompliziert, muss man halt nur systematisch tun. Kann ich euch gern dabei helfen, meldet euch!

Was könnt Ihr selber übernehmen und wofür braucht Ihr Unterstützung?

Also, bei jedem dieser Kostenpunkte muss ich euch aber sagen, beziehungsweise muss ich euch sagen, müsst ihr euch einfach mal fragen, können wir das intern stemmen, weil wir die richtigen Leute an Bord haben, die auch Zeit und auch Lust zu diesem Projekt haben, und die das machen wollen. Dann braucht es vielleicht eine kurze Einführungsprojekt-Miniversion, ein bisschen Konzeption und los geht es! Oder sagt ihr, wir brauchen für alles Unterstützung, also das ist eben so Technikkram, da wollen wir nichts mit zu tun haben, das sollen mal irgendwelche Leute machen, da kaufen wir externe Berater ein, die machen das dann und wenn es fällig ist, sagen die uns Bescheid. Also so eine Art Fertighaus. Müsst ihr gucken! Also, wie ihr halt wollt. Ich persönlich bin fest davon überzeugt, es ist sinnvoll, wenn man das nicht komplett rausgibt, sondern schon direkt im Entstehungsprozess des Projekts die Mitarbeiter, die nachher auch mit dem System arbeiten und die die frohe Kunde verbreiten sollen, dass die direkt im Projekt mitarbeiten und das von der Pike auf lernen. Und dann auch nachher Fragen beantworten können weil sie wissen, ah, im Projekt haben wir damals entschieden, da gab es eine Frage, links herum oder rechts herum, wir haben uns für links herum entschieden, weil … folgende Argumente…. Und das ist genau der Grund, warum du das jetzt so nutzen solltest. Das ist super! Na ja, also über diesen Punkt kann man natürlich extrem streiten, wie viel externe Unterstützung ihr dabei? Also, da kann man eine Menge drüber nachdenken, holt man jemanden dazu, holt man ein ganzes Team dazu oder macht man es halt ganz alleine selber oder eine Mischung? Also wie im Leben ist eine Mischung wahrscheinlich am sinnvollsten. Ich würde nicht dazu raten, es komplett extern machen zu lassen und dann, wenn es fertig ist, bekommt man einen Schlüssel und darf in das Fertighaus reingehen und staunt dann, dass die Treppe plötzlich auf der linken Seite ist und nicht auf der rechten, das ist nicht gut. Also ich sage das nur, weil ich Unternehmen bei solchen Projekten begleite, wo solche Fehler häufig schon gemacht wurden. Also manchmal gab es diesen Fehler, dass man rumprobiert hat: “Oh, da gibt es ja eine Software, das scheint Open Source zu sein, wir installieren die mal, wir gucken mal so ein bisschen. Liebe Technik-Abteilung macht mal, dass es so geht.” Und dann hat man so rumprobiert und hat dann irgendwie nach Monaten festgestellt, das funktioniert doch nicht so richtig, hat dann was Neues probiert, hat dann mal was lizenziert und da habe ich teilweise Kraut und Rüben erlebt.

Vorher ein, zwei Tage mal investiert, der solche Projekte schon gemacht hat, macht schon Sinn, glaubt mir. Nicht nur, weil ich so was tue, sondern glaubt mir, das fällt euch nachher nicht auf die Füße. Und ein, zwei Tagessätze ist ein Witz im Vergleich zu “Wir haben einen Monat lang rumprobiert und mussten es dann wegschmeißen, weil dann sich rausstellte, das wir doch eine wichtigen Aspekt vergessen haben.” Und das Problem ist nämlich, gerade in Zeiten der Digitalisierung, also wenn man da eins nicht hat, dann ist es oft Zeit. Weil der Wettbewerb da draußen, der rennt. Und der ist Zweifelsfall schneller. Und der macht und der schraubt die Produktivität seines eigenen Unternehmens halt hoch. Und wenn ihr irgendwie sagt: “Wir probieren mal ein paar Monate rum”, sind es halt ein paar Monate, in denen das im Zweifelsfall an euch vorbeiziehen kann. Also glaubt mir, geht das Ganze systematisch und lasst euch da ein bisschen beraten. Ein Business. Keine Busse von Beratern, die vorbeikommen, monatelang Zeug machen und das Fertighaus bauen, bevor ihr wisst, was ihr da bekommt. Seid dabei und arbeitet aktiv mit denen zusammen. Also, die Frage noch mal zurück, was kostet denn nun ein modernes Intranet. Und meine Antwort ist, wie ihr euch denken könnt, es kommt drauf an. Nämlich darauf, wie viel von den gerade aufgezählten Punkten kannst du und dein Unternehmen selbst stemmen und bei welchen Punkten brauchst du externe Unterstützung? Also zum Beispiel eines Projektleiters, eines Social-Intranet-Coaches, eines Beraters. Es kommt darauf an, welche Software wird ausgewählt, lizenzpflichtige Software, also die, wo du sozusagen jeden Monat oder jedes Jahr eine neue Lizenz kaufen musst, die halt einfach an sich schon mal Geld kostet oder kommst du mit einer Open-Source-Lösung aus, die keine Lizenzkosten kostet oder nur extrem geringe, wenn du vielleicht da irgendwie ein Business-Update haben willst für den Support. Welchen Support brauchst du? Professionellen oder bist du von Anfang an so mit deinem Team dabei, dass das Team selber den Support leisten kann? Das sind so Fragen.

Die Zusammenfassung zur Frage: Was kostet ein modernes Intranet?

Also zusammengefasst: Was kostet ein modernes Intranet? Ich sage mal, je nachdem, wie viel Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung, Inbetriebnahme und Betrieb du beziehungsweise dein Unternehmen brauchen, kann dieser Punkt von wenigen Tagen Unterstützung durch einen externen Berater, also kleiner Werbeblock an: So jemand wie mich, Werbeblock aus, bis hin zu hunderten von Tagen gehen. Also ich habe da auch schon riesige Projektteams gesehen, wo ich mich nachher auch gefragt habe, warum hat man das bezahlt oder warum hat man nicht einfach 80 Prozent von dem Aufwand der dahin geflossen ist, nicht nachher in Schulungsmaßnahmen und dem Beibringen der Mitarbeiter, wie man es nutzt und kontinuierliches Coaching sozusagen gesteckt? Aber gut! Also, und die laufenden Kosten variieren halt je nach diesen ganzen Punkten, die ich euch erzählt habe.

Also zum Beispiel, wenn man lizenzpflichtige Software verwendet, hat es eine starke Abhängigkeit der Kosten von der Anzahl der Nutzer und wie viel Mitarbeiter dabei sind. Also ich nehme euch jetzt mal eine Zahl raus, damit ihr mal was Greifbares habt. Also gehen wir mal davon aus, dass ihr ein Unternehmen habt mit z.B. 100 Mitarbeitern und alle sollen das nutzen. Dann kann so ein System zum Beispiel ab zehn bis 15 Euro pro Mitarbeiter pro Monat gehen. Das heißt, Lizenzkosten können so zehn bis 15 Euro pro Mitarbeiter pro Monat sein. Zuzüglich Hosting und Betrieb, der Server muss ja irgendwo stehen et cetera. Das ist so als grobe Hausnummer.

Es gibt aber auch Open-Source-Lösungen, also da zum Beispiel, wir sagen wir, ihr seid ein Unternehmen mit z.B. 100 Mitarbeitern, da gibt es bereits Lösungen, und da kostet das unter 1 € pro Mitarbeiter und pro Monat. Und das Ganze noch inklusive Betrieb der Lizenzen für den Businessbereich und für Hosting. Das heißt, ihr habt mit der Technik nichts an der Backe, die steht dann in einem professionellen Rechenzentrum, da läuft das ganze Zeug und du zahlst unter 1 € pro Mitarbeiter und pro Monat. Das ist die andere Seite. Also, das ist schon ein ziemliches Schnäppchen. Also um zu sagen, das ist so die Bandbreite gefühlt, jetzt am Beispiel von 100 Mitarbeitern.

Wenn ihr jetzt 10.000 Mitarbeiter habt, macht das eine ganze Menge Lizenzkosten aus, das skaliert natürlich ganz anders. Müsst ihr schauen. Also ich hoffe, du hast jetzt mal so einen Eindruck davon bekommen, was modernes Intranet kosten kann. Sehr abhängig von den diversen Parametern, die ich aufgeführt habe, da müsstet du einfach mal selber durchgehen und dir die Fragen stellen, können wir das, können wir das selber machen, brauchen wir da Hilfe, können wir das alles selber machen, haben wir die Leute, die unsere Mitarbeiter schulen, sind unsere Mitarbeiter so internet- und intranet- und zusammenarbeitsaffin, dass sie sagen: “Oh ja, das unterstützen wir!” oder braucht es da ein bisschen Coaching.

Also, wenn ich dein Interesse geweckt habe und auch DU die Produktivität deiner Mitarbeiter deutlich steigern willst, dann lass und doch einfach mal unverbindlich darüber sprechen. Besucht dazu doch einfach mal meine Seite ihre-kundenbrille.de/kaffee, da siehst du dann meinen Terminkalender, welche freien Kaffeeslots ich habe. Du kannst dir da einfach einen Termin aussuchen, trägst dann deine Telefonnummer ein, schickst das Ding ab, ich bekomme dann eine E-Mail und zu dem vereinbarten Zeitpunkt, den du dir ausgesucht hast, rufe ich dich einfach an.

Und ich verspreche dir, ich beantworte deine Fragen kostenlos rund um das Thema Intranet. Ist das ein Angebot? Ich hoffe inständig, dass es dir gefällt. Und ich freue mich jetzt schon auf unser Gespräch. Ja, damit bin ich eigentlich schon wieder am Ende der heutigen Episode und sage mal “Bis bald”.

Dein Oliver